Vos questions/Nos réponses : Quelle est la réglementation concernant la communication d'un acte de naissance pour des recherches en généalogie ?
Vos Questions - Nos réponses
La copie intégrale d’un acte de naissance n’est en principe communicable à toute personne qui en fait la demande qu’à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de la date de clôture du registre de naissance concerné (article L.213-2, I, 4°, e) du code du patrimoine).
Avant l’expiration de ce délai, seuls l’intéressé, ses ascendants, ses enfants, son conjoint, son tuteur ou curateur et ses mandataires peuvent obtenir une copie intégrale de l’acte de naissance.
Les registres qui sont en deçà du délai de soixante-quinze ans peuvent néanmoins être consultés par les agents de l’État habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite de l'administration des archives, conformément au I de l'article L.213-3 du même code. Les personnes autorisées à obtenir une copie des actes avant l’expiration du délai susmentionné sont listées à l'article 30 du décret n°2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l'état civil.
Parmi ces personnes, « les généalogistes qui procèdent à des recherches en application de l'article 36 de la loi n° 2006-728 du 23 juin 2006 portant réforme des successions et des libéralités (…) peuvent (…) obtenir une copie intégrale des actes de l'état civil, sous réserve qu'ils justifient de l'autorisation de consultation des actes de l'état civil délivrée par l'administration des archives et qu'ils soient porteurs d'un mandat ou d'une demande émanant d'un notaire, d'un organisme d'assurance ou de toute autre personne ayant un intérêt direct et légitime ».
Les personnes non listées par ces dispositions ne peuvent obtenir la copie intégrale d'un acte en deçà du délai de soixante-quinze ans qu'en vertu d'une autorisation du procureur de la République. En cas de refus de celui-ci, elles peuvent saisir le président du tribunal de grande instance qui statue par ordonnance de référé.
Un généalogiste qui demande communication de la copie intégrale d’un acte de naissance, intervenant dans le cadre d’une recherche d’héritiers, à la demande d’un notaire en charge d’une succession justifie d’une autorisation de consultation des actes de l'état civil.
Il a par conséquent vocation à se faire communiquer la copie intégrale de l'acte de naissance qu'il réclame, conformément aux dispositions du code du patrimoine et à celles du décret du 6 mai 2017.
La communication de l’acte de naissance au généalogiste se fera dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L.311-9 du code des relations entre le public et l'administration, c'est-à-dire, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de la commune, notamment :
- par consultation gratuite sur place ;
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
- par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par la commune ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Et sous réserve, dans ce cas, que la reproduction ne nuise pas à la conservation et à l'intégrité physique du document.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
