Organisation des séances des assemblées délibérantes en téléconférence : des modèles d'actes pour vous aider
Malgré la période de confinement, les élus doivent pouvoir continuer de gérer les affaires courantes des communes ou des intercommunalités et assurer ainsi la continuité du service public. Pour atteindre cet objectif, l'ordonnance du 1er avril 2020 (n° 2020-391) a mis en place une série de mesures simplifiant certaines procédures qui respectent les normes de sécurité sanitaire actuellement en vigueur. Les réunions dématérialisées sont un des outils essentiels qui permettent de limiter la propagation de l'épidémie.
L'obligation trimestrielle de réunir l’assemblée délibérante est suspendue pendant la durée de l'état d'urgence sanitaire. Seules pourront être organisées des réunions physiques pour des motifs exceptionnels et dans le respect des normes assurant la sécurité sanitaire des membres présents. L’obligation de consultation des différents organes consultatifs dans toutes leurs déclinaisons territoriales possibles est également suspendue.
Dans le but d'assurer le plus souvent possible ces réunions dématérialisées nécessaires à la vie démocratique, l'ordonnance du 1er avril 2020 (n° 2020-391) ouvre la possibilité pour les collectivités territoriales d’utiliser tous les moyens de téléconférence (visioconférence ou audioconférence) sous réserve que tous les participants aient bien pris connaissance des modalités techniques permettant de se connecter.
Afin de vous accompagner dans cette nouvelle organisation, HGI/ATD vous présente :
Des modèle d'actes
- Une délibération organisant une séance de l'assemblée délibérante par téléconférence
- Un modèle de convocation d'une réunion du conseil municipal à distance.
Des précisions techniques
- Une présentation des solutions de téléconférence
- Un comparatif des solutions de téléconférence proposées
Le Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités Locales et le ministère de l'Economie et des finances ont également recensé des solutions techniques de téléconférence et de télétravail à disposition des élus locaux. Les collectivités peuvent également se rapprocher de leur opérateur téléphonique afin d’être informées des solutions que celui-ci peut leur apporter.
En complément de cet outil de téléconférence, l'ordonnance du 1er avril 2020 (n° 2020-391) octroie aux exécutifs locaux des délégations d’office dans la quasi-totalité des matières pouvant habituellement faire l’objet de délégations de la part des assemblées délibérantes. Cette mesure assouplit ainsi la gestion des collectivités locales tout en évitant de nombreuses réunions. Un article accompagné de modèles d'actes a présenté ces nouvelles dispositions dans l'info-lettre n° 255.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
