L'enregistrement d'un PACS pe l'officier d'état civil
Article
Un PACS est un contrat conclu par deux personnes physiques majeures, de sexe différent ou de même sexe, pour organiser leur vie commune (article 515-1 du code civil).
Depuis le 1er novembre 2017, le PACS relève de la compétence des communes. C’est désormais l’officier de l’état civil qui se charge de son enregistrement, de sa modification ou de sa dissolution (voir circulaire n° JUSC1711700C du 10 mai 2017 de présentation des dispositions en matière de pacte civil de solidarité issues de la loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXI siècle et du décret du 6 mai 2017 relatif au transfert aux officiers de l’état civil de l’enregistrement des déclarations, des modifications et des dissolutions des pactes civils de solidarité).
Cette Fiche technique décrit la procédure que doit respecter l’officier d’état civil pour l’enregistrement du PACS, que la commune soit pourvue ou non de l’application de déclaration en ligne COMEDEC.
- La compétence de la commune pour enregistrer un PACS
- Les documents délivrés par les partenaires
- Les modalités de dépôt du dossier de PACS
- Procédure d’enregistrement : la déclaration conjointe
- La comparution personnelle et simultanée des partenaires
- Actions réalisées par l’officier de l’état civil en vue de l’enregistrement
- Le numéro d’enregistrement de la déclaration
- L’enregistrement de la déclaration sur un registre dédié
- Paraphe et visa de la convention
- Récépissé d’enregistrement
- Avis et mention
- Conservation des pièces
La compétence de la commune pour enregistrer un PACS
Les personnes qui concluent un PACS en font la déclaration conjointe devant l’officier de l’état civil de la commune dans laquelle elles fixent leur résidence commune (article 515-3 du code civil).
La « résidence commune » s’entend comme la résidence principale des intéressés quel que soit leur mode d’habitation (propriété, location, hébergement par un tiers). La résidence désignée par les partenaires ne peut donc correspondre à une résidence secondaire (fiche n°1 de la circulaire du 10 mai 2017).
Les partenaires n’ont pas besoin de résider ensemble au moment de la déclaration. En revanche, ils doivent déclarer à l’officier de l’état civil l’adresse qui sera la leur dès l’enregistrement du pacte. Ils feront la déclaration de leur adresse commune par une attestation sur l’honneur.
Les documents délivrés par les partenaires
L’identité des partenaires
L’officier de l’état civil doit s’assurer de l’identité des partenaires.
Ils doivent produire l’original de leur carte d’identité ou de tout autre document officiel délivré par une administration publique. Une copie est conservée par l’officier de l’état civil.
Pièces de l’état civil
Les partenaires dont l’acte de naissance est détenu par un officier de l’état civil français doivent délivrer les documents suivants :
- extrait d’acte de naissance avec indication de la filiation datant de moins de trois mois, lorsque la commune ne dispose pas de logiciel informatique pour traiter les données d’état civil,
- le livret de famille, si l’un des partenaires a été antérieurement marié ou pour la dissolution d’un mariage par décès.
En plus de ces documents, les partenaires doivent joindre une déclaration sur l’honneur par laquelle les partenaires indiquent n’avoir entre eux aucun lien de parenté ou d’alliance qui constituerait un empêchement au PACS en vertu de l’article 515-2 du code civil (formulaire CERFA 15725*03).
La convention de PACS
Lorsque les partenaires souhaitent faire enregistrer leur PACS auprès de l’officier de l’état civil, la convention est conclue par acte sous seing privé. Dans ce cas, les partenaires produisent l’original de la convention à l’officier.
Si les partenaires souhaitent faire enregistrer leur PACS devant notaire, la convention est établie par un acte authentique.
L’officier de l’état civil n’a pas à apprécier la validité des clauses de la convention, ni à conseiller les partenaires quant au contenu de leur convention. Si les partenaires l’interrogent sur ces points, l’officier doit les réorienter vers un avocat, un notaire ou la maison de la justice et du droit la plus proche.
Toutefois, si la convention paraît contenir des dispositions manifestement contraires à l’ordre public, l’officier de l’état civil informera les partenaires du risque d’annulation de celle-ci. Si les intéressés maintiennent ces dispositions, il devra enregistrer le pacte en les informant qu’il en saisira le procureur de la République.
Les modalités de dépôt du dossier de PACS
Les futurs partenaires peuvent déposer auprès de la commune compétente leur dossier de PACS sur place ou par correspondance.
Pour un dépôt sur place, il appartient au maire de la commune de déterminer s’il souhaite faire enregistrer les PACS dès que les partenaires se présentent en mairie ou s’il souhaite mettre en place un système de prise de rendez-vous de déclaration conjointe de PACS.
Le formulaire CERFA de déclaration du PACS et les pièces justificatives peuvent être transmis par les partenaires par correspondance à la mairie en amont de l’enregistrement de la déclaration conjointe de conclusion du PACS. Cette transmission permet une analyse du dossier de demande de PACS.
Procédure d’enregistrement : la déclaration conjointe
La comparution personnelle et simultanée des partenaires
Pour faire enregistrer leur déclaration de PACS, les partenaires doivent se présenter en personne et ensemble à la mairie dans laquelle ils fixent leur résidence commune.
Les partenaires ne peuvent pas exiger la tenue d’une cérémonie pour enregistrer leur PACS. Toutefois, le maire peut prévoir à son initiative l’organisation d’une telle cérémonie. Il peut éventuellement déléguer ses fonctions d’officier de l’état civil à un ou plusieurs fonctionnaires titulaires.
Actions réalisées par l’officier de l’état civil en vue de l’enregistrement
En présence des partenaires, l’officier de l’état civil :
- vérifie que le dossier est complet,
- attribue un numéro d’enregistrement,
- s’assure que les partenaires ont bien entendu conclure un PACS,
- enregistre la déclaration conjointe,
- vise et date l’original de la convention qu’il restitue aux partenaires,
- remet aux partenaires un récépissé d’enregistrement.
Le numéro d’enregistrement de la déclaration
Le numéro d’enregistrement doit être composé impérativement de 15 caractères comprenant :
- le code INSEE de la commune (5 caractères),
- l’année du dépôt de la déclaration conjointe de PACS (4 caractères),
- le numéro d’ordre chronologique (6 caractères).
La numérotation étant annuelle, elle ne doit pas s’effectuer de manière continue mais recommencer à la première unité au début de chaque année (exemple pour le premier PACS inscrit en 2020 : XXXXX (code INSEE) 2020 (année) 2020 000001). Ce numéro sert à l’identification du dossier pendant toute la durée de la conservation des données relatives au PACS.
L’enregistrement de la déclaration sur un registre dédié
Après avoir vérifié que le dossier est complet et que les partenaires ont bien entendu conclure un PACS, l’officier enregistre la déclaration conjointe.
Cette déclaration est enregistrée, sous forme dématérialisée, au sein de l’application COMEDEC pour traiter des données d’état civil.
Les communes non pourvues de ce dispositif doivent procéder à l’enregistrement du PACS sur un registre dédié.
Pour ce registre, du papier permanent avec une encre neutre et stable dans le temps doit être utilisé (arrêté du 20 novembre 2017). Le registre doit, avant toute utilisation, faire l’objet d’une reliure cousue. Il est établi en un seul exemplaire.
Les déclarations conjointes sont enregistrées à la suite les unes des autres dans la limite d’une déclaration par page. Des espaces suffisants sont réservés pour l’apposition ultérieure des mentions de modification, de dissolution, ou, le cas échéant, de décision de confirmation ou d’infirmation de la décision d’irrecevabilité. Le collage est prohibé.
Les pages du registre sont numérotées et utilisées dans l’ordre de leur numérotation. L’officier de l’état civil y enregistre les mentions suivantes :
- les prénoms et nom, date et lieu de naissance de chaque partenaire,
- le sexe de chaque partenaire,
- la date et le lieu d’enregistrement de la déclaration conjointe de PACS,
- le numéro d’enregistrement de cette déclaration (voir ci-dessus).
Le registre dédié est conservé par l’officier de l’état civil pendant une durée de 75 ans à compter de la clôture du registre ou de 5 ans à compter du dernier PACS dont la dissolution est enregistrée dans le registre, si ce dernier délai est plus bref. Il ne s’agit pas d’un registre de l’état civil en tant que tel.
Paraphe et visa de la convention
En même temps que l’enregistrement de la déclaration, l’officier de l’état civil numérote et paraphe chaque page de la convention. Sur la dernière page, il reporte le nombre total de pages et vise la convention.
Le visa consiste en l'apposition du numéro et de la date d'enregistrement de la déclaration, de la signature et le sceau de l’officier de l’état civil : « Déclaration de pacte civil de solidarité enregistrée le....................................à.............................. Sous le n°................................... » (modèle du visa de la convention de PACS dans la circulaire du 10 mai 2017).
La date portée par l’officier de l’état civil sur la convention sera celle du jour de l’enregistrement de la déclaration du PACS. La convention produit ses effets entre les partenaires à compter de cette date (article 515-3-1 du code civil).
Récépissé d’enregistrement
L’officier de l’état civil remet aux partenaires un récépissé d’enregistrement afin qu’ils puissent justifier de l’enregistrement de leur PACS (modèle de récépissé dans la fiche 5 de la circulaire du 10 mai 2017). Il doit également donner l’original de la convention visée, sans en garder de copie. Il doit rappeler aux partenaires que la conservation de la convention relève de leur responsabilité.
Avis et mention
Dès qu’un PACS est enregistré, l’officier de l’état civil envoie, sans délai, un avis de mention aux officiers de l’état civil dépositaires des actes de naissance des partenaires. Ces avis de mention sont envoyés par courrier ou par voie dématérialisée dans le cadre du dispositif COMEDEC (les avis de mention sont indiqués dans la fiche 4 de la circulaire du 10 mai 2017).
Le bulletin de déclaration du PACS doit également transmis à l’INSEE.
Conservation des pièces
Après l’enregistrement d’un PACS, l’officier de l’état civil doit conserver :
- les pièces justificatives que les partenaires doivent délivrer pour l’enregistrement de leur déclaration conjointe, ainsi que leur pièce d’identité,
- le formulaire CERFA de déclaration du PACS,
- les récépissés des avis de mention transmis.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
