La prise en charge par la commune des frais de formation des élus FT4
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Une dépense obligatoire
Les dépenses de formation des élus municipaux constituent une dépense obligatoire, conformément à l’article L.2321-2 3°.
L’article L.2123-14 prévoit que
- le montant prévisionnel des dépenses de formation ne peut être inférieur à 2 % du montant total des indemnités de fonction qui peuvent être allouées aux membres du conseil municipal,
- le montant réel des dépenses de formation ne peut excéder 20 % du même montant
Pour le calcul de ce seuil, est donc pris en compte le montant maximal théorique fixé par le CGCT pour les indemnités de fonction des conseillers municipaux et non le montant des indemnités réellement versées.
En cas de contentieux ou de saisine de la chambre régionale des comptes, il appartiendra à la commune de justifier le montant de la somme inscrite.
Si cette dépense n’a pas été inscrite au budget ou l’a été pour une somme insuffisante, la chambre régionale des comptes peut être saisie soit par le Préfet, soit par le comptable public, soit par toute autre personne y ayant intérêt, comme un conseiller municipal par exemple.
Après une mise en demeure non suivie d’effet, la chambre régionale des comptes demande alors au Préfet d’inscrire d’office la dépense obligatoire.
La délibération fixant les crédits ouverts au titre de l’exercice du droit à la formation peut également être annulée par le juge si elle fixe un montant de dépense tel que le droit individuel ne puisse pas matériellement s’exercer.
Les remboursements ne peuvent s’effectuer que si l’organisme de formation est agréé par le ministère de l’Intérieur.
Les dépenses prises en charge par la collectivité sont :
- les frais de déplacement qui comprennent, outre les frais de transport, les frais de séjour (c'est à dire les frais d'hébergement et de restauration)
- les frais d'enseignement ;
- la compensation de la perte éventuelle de salaire, de traitement ou de revenus.
Les frais de déplacement, de séjour et d’enseignement
Ces frais donnent droit à remboursement selon les modalités prévues par les articles L.2123-14 et R.2123-12.
Le remboursement des frais de déplacement s’opère selon les règles applicables aux agents territoriaux (Annexe 1 de l’article D.1617-19, article 322, Frais de déplacement).
- Sur pièces justificatives : l’élu accompagne l’état de frais par les factures qu’il a acquittées, ainsi que son itinéraire et les dates de départ et de retour (Annexe A de l’article D.1617-19 précité).
- Dans les conditions définies par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat et un arrêté modifié du même jour.
Il n’est pas opportun que le remboursement des frais de transport soit intégré à la fiche d’indemnités de fonction, celles-ci étant imposables, alors que le défraiement n’est pas soumis à fiscalité dans le cadre de l’imposition sur le revenu, ni à cotisations sociales.
Les pertes de revenus
Les pertes de revenus subies par l’élu du fait de l’exercice de son droit à la formation sont compensées par la commune dans les conditions suivantes (articles L.2123-14 et R.2123-14) :
- Dans la limite de 18 jours par élu pour la durée du mandat et d’une fois et demi la valeur horaire du SMIC.
- L’élu doit justifier auprès de la commune qu’il a subi une diminution du revenu du fait de l’exercice de son droit à la formation.
La compensation des pertes de revenus s’effectue à partir d’un état liquidatif précisant le motif de la perte de revenu, le nombre d’heures compensées et le nombre total d’heures compensées au titre de la durée du mandat (Annexe 1 de l’article D.1617-19 du CGCT, article 331 Compensations des pertes de revenus).
Pour l’assujettissement aux cotisations sociales, ces compensations doivent être assimilées aux indemnités de fonction versées aux élus (cf. question n° 2 : « Tous les élus ont-ils droit à des indemnités de fonction ? »).
Ainsi, ces indemnités compensatoires peuvent figurer sur la fiche d’indemnités de fonction, puisqu’elles sont d’une part assujetties aux mêmes cotisations et d’autre part sont imposables dans les mêmes conditions (imposition sur le revenu).
Si l’élu intéressé ne perçoit pas d’indemnités de fonction, la compensation de perte de salaire dans le cadre de l’exercice du droit à la formation, peut se faire par l’établissement d’une fiche de paye ou d’indemnités.
Le maire peut-il refuser de rembourser les frais de formation ?
Comme précisé précédemment, les frais ne peuvent être remboursés aux élus que si l’organisme de formation est agréé par le ministère de l’Intérieur.
En outre, selon le juge, le remboursement de frais est dû si la formation est adaptée, pas trop coûteuse et si elle n’entraîne pas le dépassement du plafond fixé par l’article L.2123-14 ou de la somme votée au budget au titre de la formation (CAA Bordeaux, n° 10BX00359, 9 novembre 2010).
Enfin, la limitation globale du montant fixé par cet article L.2123-14 n’implique pas une limitation des dépenses par élu dans l’exercice de son droit à formation. Le juge a ainsi contraint la commune à rembourser les frais de déplacement à un élu alors qu’elle avait refusé cette prise en charge au motif que cet élu avait déjà bénéficié du remboursement, durant la même année, d’une somme égale au montant obtenu en divisant le plafond communal par le nombre de conseillers virtuellement bénéficiaires. Le juge a exigé que la commune verse en sus 300 € de dommages et intérêts car les refus répétés de la commune de procéder au remboursement avaient causé à l’élu un trouble dans ses conditions d’existence (CAA Douai, n° 11DA02017, 17 janvier 2013).
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