Haute-Garonne Ingénierie
Agence Technique Départementale

1. La définition du document administratif
2.  Les modalités de saisine
3.  Le délai de réponse
4. Les documents non communicables
5. Les modalités de communication des documents administratifs
6. Le coût de la reproduction à la charge du demandeur

Les administrés ou les élus se rapprochent souvent des services des collectivités territoriales pour demander la communication de documents administratifs.

Depuis le 1^er janvier 2016, la réglementation applicable à la communication des documents administratifs a été codifiée dans le code des relations entre le public et l’administration (CRPA).

Les administrations sont tenues de publier ou de communiquer les documents administratifs qu’elles détiennent aux personnes qui en font la demande (article L.311-1 du CRPA).

La commission d’accès aux documents administratifs (CADA) veille à la bonne application de ces dispositions.

 Cette Fiche technique rappelle la réglementation en vigueur en la matière.

La définition du document administratif

 L’article L.300-2 du CRPA précise que sont considérés comme des documents administratifs, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support « les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission. Constituent de tels documents notamment les dossiers, rapports, études, comptes rendus, procès-verbaux, statistiques, instructions, circulaires, notes et réponses ministérielles, correspondances, avis, prévisions, codes sources et décisions ».

 Il s’agit d’une définition très large qui recouvre un grand nombre de documents.

 Les modalités de saisine

 Tout administré peut demander la communication d’un document administratif.

 Bien que la saisine écrite soit recommandée, elle ne peut pas être exigée (CADA du 11 juillet 2006, n° 20062852). Une demande orale ou un courrier électronique envoyé à l’adresse de la commune est recevable.

 Le demandeur n’a pas à préciser les motifs de sa demande ou justifier d’un quelconque intérêt.

 La demande doit être formulée de façon claire et précise afin de permettre à l’administration d’identifier le ou les documents demandés. La CADA considère en effet que les documents sont communicables lorsqu’ils répondent à une demande précise, à la fois quant au champ et quant à la période (CADA du 5 avril 2001, n° 20011325).

 Le délai de réponse

Dès qu’une administration reçoit une demande de communication, elle dispose d’un délai d’un mois pour y répondre et communiquer le document (article R.311-13 du CRPA).

Ce délai peut être échelonné dans le temps lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important (circulaire n° INTA05C00089C du 6 octobre 2005 relative aux demandes de communication en nombre de documents administratifs, voir aussi CADA du 14 mai 2013, n° 20131922).

Le silence gardé pendant ce délai d’un mois vaut décision de refus (article R.311-12 du CRPA).

A compter de ce refus, l’intéressé dispose d’un délai de deux mois pour saisir la CADA (article R.343-1 du CRPA). Lorsqu’elle est saisie, la CADA demande à l’administration en cause de lui transmettre tous documents et information utile dans un certain délai. Ce délai est fixé par le président de la CADA (article R.343-2 du CRPA).

Les documents non communicables

Il convient de préciser que tous les documents administratifs ne sont pas communicables.

L’article L.311-2 du CRPA précise en effet que seuls les documents achevés sont communicables. Le droit à communication ne concerne pas les documents préparatoires à une décision administrative tant qu’elle est en cours d’élaboration.

De même, les documents qui font l’objet d’une diffusion publique (sur le site internet de la collectivité, par exemple), ne font plus partie du droit à communication.

Enfin, ne sont pas communicables les documents administratifs dont la consultation ou la communication porterait atteinte à certains secrets (articles L.311-5 et L.311-6 du CRPA). Dans certains cas, la personne intéressée peut y avoir accès.

Lorsque la demande porte sur un document comportant des mentions non communicables, il est tout de même possible de le communiquer après occultation de ces mentions (article L.311-7 du CRPA).

Les modalités de communication des documents administratifs

L’accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration (article L.311-9 du CRPA) :

- par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,

- sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret,

- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

La liberté de choix du demandeur s’exerce dans les limites des possibilités techniques de l’administration. Ainsi, le demandeur ne peut exiger la délivrance d’une copie sur un support ou dans un format différent de celui utilisé par l’administration, ou compatible avec celui-ci (CADA du 27 juillet 2010, n° 20103177).

Le mode choisi ne doit pas nuire à la préservation et à la bonne conservation du document. Ainsi, dans certains cas, la consultation est préférable à la copie ou au contraire la consultation n’est pas souhaitable lorsqu’elle risque d’endommager le document, comme dans le cas des registres paroissiaux (CADA du 19 avril 2007, n° 20071664).

Lorsqu’un administré consulte des documents administratifs sur place, la CADA considère que la présence d’un agent communal est préférable afin d’assurer une consultation dans de bonnes conditions de sécurité (CADA du 6 juin 2006, n° 20060413).

Le coût de la reproduction à la charge du demandeur

À l’occasion de la délivrance du document, les frais de reproduction et, éventuellement, les frais d’envoi peuvent être mis à la charge du demandeur (article R.311-11 du CRPA).

Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l’exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l’envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document et le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi postal choisi par le demandeur.

Un arrêté du 1^er octobre 2001 fixe le montant des frais de copie d’un document administratif. Les frais de copie pouvant être exigés par la commune ne peuvent pas excéder :

- 0,18 € par page de format A4 en impression noir et blanc,

- 2,75 € pour un cédérom.

Les copies réalisées sur d'autres supports que ceux cités font l'objet d'une tarification déterminée par l'autorité administrative qui peut prendre en compte le coût du support fourni au demandeur et le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document (arrêté du 1^er octobre 2001).

Pour encaisser les sommes dues, il est souhaitable que le conseil municipal créé une régie de recettes. De plus, l’absence de régie de recette permettant d’encaisser le paiement de ces frais ne peut pas être invoqué pour faire obstacle à la délivrance de copies. La CADA rappelle qu’il appartient à l’administration, dans ce cas, de délivrer gratuitement les copies des documents administratifs demandés (CADA du 22 novembre 2007, n° 20074485).

Le demandeur doit être informé préalablement des frais de reproduction que l’administration peut exiger.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.