Présentation des solutions de téléconférence pour l’organisation des séances des assemblées délibérantes à distance
L’article 6 de l'ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à l'épidémie de covid-19 prévoit que pendant la période d’urgence sanitaire, il est possible d'organiser par visioconférence les réunions du conseil municipal ou du conseil communautaire ou syndical. L’Ordonnance ouvre aussi la possibilité, à défaut de visioconférence, de s’en remettre à une audioconférence.
Le maire ou le président doit utiliser tous les moyens dont il dispose pour convoquer les membres du conseil, et leur préciser la technologie retenue.
L’Ordonnance invite la collectivité à adopter, lors de la première réunion de son assemblée délibérante, des règles d’organisation des séances à distance par visioconférence ou audioconférence.
Une séance par visioconférence
L’organisation d’une visioconférence va permettre à la collectivité de réunir à distance les élus de l’assemblée délibérante, de leur permettre de communiquer via le son et l’image, au travers d’un accès internet. Les solutions de visioconférence utilisent une technologie de VoIP (voix sur IP)
Une analyse non exhaustive des solutions existantes a été menée pour permettre aux collectivités de pouvoir faire un choix, en fonction de leurs contraintes techniques, humaines, financières.
Ces suggestions se doublent d’une recommandation, qui est de profiter des périodes de gratuité proposées pour tester la solution envisagée, afin de voir si elle correspond aux besoins de la collectivité et aux exigences réglementaires (notamment la responsabilité de la police des débats qui incombe au maire/président et la possibilité de paramétrer l’arrivée des nouveaux intervenants dans la réunion en vue de désactiver leurs micros pour éviter un éventuel parasitage par un citoyen non élu).
Toutefois, comme le rappelle la CNILdans son dossier consacré aux conseils pour utiliser les outils de visioconférence, il convient d’être prudent sur la gratuité apparente des solutions, qui se rentabilisent en traitant et en réutilisant les informations des utilisateurs (noms, prénoms, adresses courriel…).
Par ailleurs, une attention doit être particulièrement portée sur les questions de sécurité et de confidentialité des échanges et des connexions. Ainsi, lors des conseils municipaux ou communautaires, la solution choisie devra permettre d’identifier les conseillers élus, tout en restant accessible au grand public, à défaut d’un renvoi éventuel sur des plateformes de vidéo en direct comme par exemple « You Tube », « Facebook Live », « Périscope », « Microsoft Stream ».
Cette question de sécurité s’applique aussi pour les réunions non publiques (commissions municipales, bureau…). Il convient de s’assurer de la diffusion restreinte des informations de connexion, de rendre la réunion accessible seulement sur invitation, voire de sécuriser la connexion à la réunion au moyen d’un mot de passe. La collectivité devra veiller à ce que son antivirus et son pare-feu soient à jour.
L’organisation d’une visioconférence nécessite aussi de prendre en considération certains éléments concrets. Ainsi, il est préférable, avant le jour prévu de la réunion, de tester la solution avec les participants sur une durée courte (15 minutes par exemple) pour leur permettre de vérifier calmement les fonctionnalités, notamment le fait d’autoriser le micro et la caméra pour être en ligne de manière opérationnelle sur la visioconférence, de mentionner leur nom et prénom.
Une séance par audioconférence
L'audioconférence est une solution permettant de s'entendre et de communiquer verbalement, en temps réel. A la différence de la visioconférence, il n’y a pas d’interaction visuelle. Il s’agit donc d’une conférence téléphonique multipoint réunissant plusieurs participants, à l’inverse d’un appel téléphonique classique.
Les membres de l’assemblée délibérante sont, dans ce cas, invités à se joindre directement à la réunion en composant un numéro de téléphone pour se connecter à un « pont de conférence ».
Le Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités Locales a recensé des solutions techniques d’audioconférence mis à disposition des communes et EPCI . Il convient de se rapprocher de l’opérateur téléphonique de la collectivité pour connaitre ses solutions opérationnelles et rapides ainsi que le tarif applicable. Dans la majorité des cas, ce fournisseur va alors proposer un « pont de conférence ». Il peut aussi fournir éventuellement des numéros de téléphone et des codes d'accès (code PIN...) pour participer à la conférence téléphonique. Dans certaines offres, il est possible d’enregistrer la conférence téléphonique.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
