Haute-Garonne Ingénierie
Agence Technique Départementale

Séance du :

Date de convocation :

Membres en exercice :

Quorum : (En période de confinement, le quorum a été abaissé à 1/3 des membres en exercice présents ou représentés par la Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19  (article 10))

Présents ou représentés :

Absents ou excusés :

Seuil de la majorité absolue :

Vote : Pour :         Contre :       Abstentions :

N° 2020/../..– ..

Objet : Détermination des règles d’organisation d’une séance de l’assemblée délibérante à distance par visioconférence ou audioconférence

Le … 2020, à .. heures, l’assemblée délibérante de la commune/EPCI/Syndicat mixte de … a, pour la 1^ère fois depuis la publication de l’ordonnance n° 2020-391 du 1^er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, tenu une réunion à distance , par visioconférence/audioconférence, sous la présidence de Mme/M. …, Maire/Président(e), assistée de Mme/M. …, désigné(e) secrétaire de séance.

Après avoir ouvert la séance, Mme/M. le Maire/Président(e) a procédé à l’appel nominal des membres de l’assemblée.

L’assemblée était composée comme suit :

• Conseillers municipaux/communautaires – Délégués titulaires/suppléants présents : …
• Etaient absents ou excusés : …
• Etaient représentés dans le cadre d’une procuration : …

Mme/M. …, Maire/Président(e) a constaté que le quorum était atteint pour tenir la séance.

Ou

Mme/M. …, Maire/Président(e) a rappelé que la présente séance pouvait se tenir sans condition de quorum puisque qu’elle faisait suite à une précédente séance de l’assemblée régulièrement convoquée le …, où le quorum n'avait pas été atteint et qu’elle a fait l’objet d’une seconde convocation envoyée le …, (Un délai de trois jours entiers doit s’écouler entre la date à laquelle sont envoyées les convocations et celle de la réunion du conseil municipal).

Elle/Il a ensuite procédé à la lecture de la présente délibération et a porté à la connaissance des membres de l’assemblée délibérante les éléments suivants :

En application de l’article 6 de l’ordonnance n° 2020-391 du 1^er avril 2020 , les exécutifs locaux peuvent « décider que la réunion de l'organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut audioconférence.

Les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance, précisant les modalités techniques de celles-ci, sont transmises par le maire ou le président par tout moyen. Le maire ou le président rend compte des diligences effectuées par ses soins lors de cette première réunion.

Sont déterminées par délibération au cours de cette première réunion :

• les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats ;
• les modalités de scrutin .

Mme/M. …, Maire/Président(e) rappelle qu’elle/il a décidé de réunir une première réunion de l’assemblée délibérante à distance par visioconférence/audioconférence afin d’assurer la continuité du fonctionnement de la collectivité durant l’état d’urgence sanitaire lié à l’épidémie de Covid 19.

La solution technique retenue pour la tenue de cette séance à distance par visioconférence/audioconférence est : (Préciser l’outil de la visioconférence ou de l’audioconférence : Whatsapp, Zoom, Facetime, OVH (…) - Service proposé par un opérateur de téléphonie (…))

Dans ce cadre, elle/il rend compte des diligences effectuées par ses soins pour convoquer la présente réunion.

Ainsi, après s’être assuré de l’exactitude des coordonnées téléphoniques et adresses mails de l’ensemble des conseillers, les convocations à cette première réunion ont fait l’objet d’un double envoi par mails et SMS le (…)

La convocation contenait toutes les précisions utiles aux conseillers pour participer à la séance à distance, notamment sur les modalités techniques de participation (solution technique retenue, matériel nécessaire) et sur les modalités d’organisation de la séance (vérification du quorum, examen de l’ordre du jour, prise de parole, scrutin).

L’ensemble des conseillers convoqués ont accusé réception, par mail/SMS, de ladite convocation.

Ils ont confirmé, par mail leur présence ou leur absence à la séance.

(A rajouter, le cas échéant :) A la demande de plusieurs conseillers qui ne disposaient pas des équipements et/ou de la connexion requis pour participer à cette première séance à distance, les services de la commune/communauté/syndicat sont intervenus de la façon suivante pour rendre possible une telle participation :

(Ex : prêts d’ordinateurs ou de clé 3G, aide à la configuration, installation de logiciel …)

Enfin, un rappel de la tenue de la séance a été envoyé par mail/SMS … minutes avant l’heure d’ouverture de la séance à l’ensemble des membres du conseil.

A l’issue de ces opérations, l’ensemble des conseillers a été mis à même de participer effectivement à la réunion du conseil de ce jour.

Mme/M. …, Maire/Président(e) expose, en second lieu, qu’il appartient à l’assemblée délibérante de préciser au cours de cette première réunion, les conditions de la tenue du conseil à distance, et notamment :

• les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats ;
• les modalités de scrutin.

Mme/M. …, Maire/Président(e) propose d’adopter les conditions d’organisation qui figurent dans le règlement annexé à la présente délibération et qui détaillent globalement la technologie retenue pour l’organisation et la prise de parole, le déroulement du scrutin, les conditions d’enregistrement et de conservation des débats et les modalités d’information et d’accessibilité du public aux séances de l’assemblée

Après avoir entendu l’exposé de Mme/M. le Maire/Président(e) et après en avoir délibéré, le conseil municipal/communautaire/syndical décide :

1. D’approuver le règlement pour l’organisation d’une séance de l’assemblée délibérante à distance annexées à la présente délibération
2. De charger Mme/M. le Maire/ Président(e) d’exécuter la présente délibération.

Nom – Prénom

Qualité

Signature

Certifié exécutoire après :

• transmission en Préfecture le : …
• affiché le : …
• publié sur le site internet : …

Signature

Règlement pour l’organisation des séances à distance de l’assemblée délibérante par visioconférence

En application de l’article 6 de l'ordonnance n° 2020-391 du 1^er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux, « dans les collectivités territoriales et leurs groupements, le maire ou le président peut décider que la réunion de l'organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut par audioconférence".

Les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance, précisant les modalités techniques de celles-ci, sont transmises par le maire ou le président par tout moyen. Le maire ou le président rend compte des diligences effectuées par ses soins lors de cette première réunion.

Sont déterminées par délibération au cours de cette première réunion :

• les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats ;
• les modalités de scrutin .

L’objet du présent règlement est de déterminer les modalités de la tenue d’une réunion de l’assemblée délibérante à distance pendant la durée de l’état d’urgence sanitaire au moyen d’une solution technique adaptée et selon des conditions propres à garantir le respect des règles d’adoption des délibérations de l’assemblée.

1. Solution technique retenue pour les séances à distance

La solution technique pour la tenue des séances à distance par visioconférence/audioconférence est la suivante : …

1. Pré-requis pour la tenue d’une séance à distance

Coordonnées personnelles :

Afin de pouvoir organiser les séances à distance, les membres de l’assemblée doivent communiquer au Maire/Président leurs coordonnées téléphoniques personnelles permettant de les contacter et de recevoir des messages. Ils doivent à cet effet communiquer leur numéro de téléphone portable et leur adresse mail personnelle et l’informer de  tous changements ultérieurs de ces coordonnées.

Coordonnées administratives :

Le Maire/Président communique par mail/SMS aux membres de l’assemblée les coordonnées administratives (n° téléphone portable, adresses mail) nécessaires à la transmission de leurs messages (mail/SMS) ainsi que toutes les autres coordonnées nécessaires aux échanges téléphoniques et électroniques avec la collectivité.

Connexion internet (Pour la visioconférence):

Chaque membre de l’assemblée doit disposer d’une connexion internet haut débit  permettant d’utiliser la technologie retenue et mentionnée à l’article 1^er ci-dessus pour participer à une séance de l’assemblée délibérante par visioconférence.

Matériel :

Chaque membre de l’assemblée doit disposer du matériel nécessaire à sa participation à une séance à distance  (ordinateur, tablette, smartphone, téléphone …).

Pour les séances en visioconférence, ce matériel doit être équipé au minimum d’une caméra et d’un microphone.

Il doit également pouvoir permettre l’utilisation de la solution technique mentionnée à l’article 1^er ci-dessus, au moyen de laquelle se tiendra la séance.

1. Identification préalable des membres de l’assemblée

Au regard de la solution technique choisie mentionnée à l’article 1^er et afin de limiter les risques d’usurpation, l’identification des membres de l’assemblée, en vue de participer à une séance à distance, s’effectue de la façon suivante :

Pour la visioconférence :

Option 1 : Pour les solutions techniques permettant la création par chaque membre d’un compte utilisateur

• Chaque membre crée préalablement un compte utilisateur sur la plateforme de l’outil de visioconférence mentionné à l’article 1^er,
• Chaque membre communique au Maire/président le mail personnel utilisé pour créer le compte utilisateur et qui lui permettra d’être contacté pour participer à la séance à distance,
• Le Maire/Président diffuse par mail à chaque membre les éléments de connexion à la séance en visioconférence (lien internet de connexion, n° d’identifiant de la réunion, autres lien techniques),
• Le Maire/Président diffuse parallèlement par SMS le mode de passe de la réunion afin de limiter les risques de piratage.

Option 2 : Pour les solutions techniques ne permettant pas la création par chaque membre d’un compte utilisateur

• Le Maire/Président diffuse par mail à chaque membre les éléments de connexion à la séance en visioconférence (lien internet de connexion, n° d’identifiant de la réunion, autres lien techniques),
• Le Maire/Président diffuse parallèlement par SMS le mode de passe de la réunion afin de limiter les risques de piratage.

Pour l’audioconférence

• Le Maire/Président communique par un mail, les éléments de connexion à la séance en audioconférence (numéro de téléphone à composer et le code d’identification).

1. Convocation :

Toute séance à distance fait l’objet d’une convocation adressée par le Maire/Président à l’adresse mail personnelle de chaque membre de l’assemblée.

La convocation obéit aux règles de droit commun figurant au CGCT notamment quant au délai d’envoi et à son contenu.

1. Confirmation de l’envoi de la convocation

Le Maire/président envoie, par SMS, une confirmation de l’envoi de la convocation à chaque membre de l’assemblée délibérante.

1. Confirmation de la participation à la séance

Pour permettre notamment l’établissement préalable d’une liste de présence, chaque membre convoqué doit confirmer par mail sa participation ou sa non-participation à la séance au moins 48 heures avant.

En cas de participation, il doit, le cas échéant, indiquer le nombre de procurations dont il est détenteur et en transmettre la (les) copie(s) en pièce jointe de son mail.

En cas de non-participation, il doit indiquer, le cas échéant, le nom du membre à qui il a donné procuration et en transmettre la copie en pièce jointe de son mail.

1. Rappel de la tenue de la séance

 Un rappel de la date et de l’heure de la séance est adressé par SMS à chaque membre de l’assemblée délibérante 24 heures avant le jour de la séance.

1. Formalités préparatoires à la participation à la séance

Chaque membre de l’assemblée doit s’assurer du bon fonctionnement de sa connexion internet pour participer à la séance et doit tester préalablement la solution technique retenue avec lequel se tiendra la séance. En cas de difficulté,  il est invité à contacter son opérateur de télécommunication.

(Le cas échéant) Il peut également contacter les services de la mairie/l’EPCI en vue d’une tentative de dépannage aux numéros et adresses  évoqués à l’article 2.

Au jour et à l’heure indiquée pour la tenue de la séance, chaque membre est invité à s’installer dans un environnement propice, qui lui permettra de se consacrer à cette séance (pièce séparée au sein du domicile, par exemple).

1. Ouverture de la séance

Lorsque tous les participants sont connectés, le Maire/Président ouvre la séance et procède à l’appel nominal. Chaque participant signale sa présence oralement et indique, le cas échéant, s’il est détenteur de procurations. Il confirme sa présence à la séance par l’envoi d’un mail au Maire/Président à l’adresse évoquée à l’article 2.

Après s’être assuré que le quorum est atteint, le Maire/Président passe à l’examen des points inscrits à l’ordre du jour.

1. Déroulement de la séance

Le Maire/Président expose chaque point inscrit à l’ordre du jour puis donne la parole aux membres de l’assemblée. Il dirige les débats

Pour la clarté de leurs interventions, les membres s’expriment à tour de rôle après avoir été préalablement autorisés à prendre la parole par le Maire/Président. Ils doivent user d’un temps de parole raisonnable en privilégiant des interventions courtes et efficaces afin que tous les participants puissent s’exprimer. Le Maire/Président veille à l’expression de tous et procède à un rappel à l’ordre en tant que de besoin.

Pour signifier leur volonté de prendre la parole et afin de ne pas couper les débats en cours, ils utilisent de préférences les options proposées par la solution technique retenue (ex : la fonction « Lever la main » ou les fonctionnalités « tchat » ou « Conversation »).

Avant de s’exprimer, chaque membre doit activer son micro et se présenter en déclinant son nom et son prénom.

Pendant le déroulement de la séance et afin d’éviter tous bruits de fond pouvant en perturber le bon déroulement, les membres de l’assemblée sont invités à couper leur micro, sauf pendant le temps où ils s’expriment.  

Compte tenu qu’une réunion de conseil en visioconférence/audioconférence demande beaucoup de concentration, le Maire/Président pourra proposer une pause toutes les 40 minutes d’une durée de 10 minutes. L’ordre du jour prendra en compte ce séquencement dans la préparation de la séance.

1. Scrutin

A l’issue des débats, le Maire/Président procède au vote. Le scrutin est public et il ne peut être secret. En cas d'adoption d'une demande de vote secret, le Maire/Président reporte ce point de l'ordre du jour à une séance ultérieure. Cette séance ne peut se tenir par voie dématérialisée.

Pour procéder au vote, il est procédé à l’appel nominal des membres qui sont invités, à tour de rôle, à faire connaitre clairement le sens de leur vote (pour/contre/abstention). Chaque membre doit confirmer par mail leur vote à l’adresse évoquée à l’article 2.

1. Confirmation de la présence et du vote des participants à la séance

La confirmation de la présence et du vote des participants à la séance s’effectue à l’instant même ou ultérieurement par un mail récapitulatif de présence et de vote avec indication des mentions suivantes :

• Nom-prénom,
• Date de la séance,
• Énumération des points inscrits à l’ordre du jour et indication du sens du vote pour chaque point ayant fait l’objet d’une délibération.

Le mail récapitulatif doit être adressé au plus tard dans les 24 heures suivant la clôture de la séance.

1. Clôture de la séance

Lorsque l’ordre du jour est épuisé, le Maire/Président clôture la séance.

1. Enregistrement et conservation des débats

L’enregistrement et la conservation des débats s’effectuent sous la responsabilité du Maire/Président.

Les débats sont enregistrés au moyen de la fonction « enregistrement » qui est incluse dans la solution technique de visioconférence/audioconférence mentionnée à l’article 1^er.

Le Maire/président peut décider de « doubler »  cet enregistrement par tout autre moyen.

La conservation des enregistrements intervient selon le(s) procédé(s) suivant(s) :

• Conservation dans le « Cloud »,
• (et/ou) Conservation sur les serveurs informatiques de la collectivité,
• (et/ou) Conservation sur des supports externes (Clé USB, disque dur externe …).

1. Procès-verbal de séance

Le procès-verbal d’une séance à distance est établi par le secrétaire de séance. Il est adressé par mail, par le Maire/Président, à chaque participant à la séance dans les 8 jours suivant la tenue de la séance.

1. Information du public

Le public est informé de la tenue d’une séance à distance par la publication d’un communiqué sur le site internet de la collectivité.

1. Participation du public

Afin de garantir la publicité des séances de l’assemblée délibérante, sauf le cas des séances à huis clos, le public pourra suivre les débats des séances à distance selon le procédé technique suivant :

Option 1 : A partir de la solution technique mentionnée à l’article 1^er qui comporte une fonction permettant la diffusion publique de la visioconférence/audioconférence ;

Option 2 : A partir d’un lien de connexion internet sur le site (You Tube, Facebook …)

Ce procédé sera indiqué dans le communiqué publié sur le site internet visé à l’article 15 ci-dessus.

1. Dispositions finales

Pour tout ce qui n’est pas prévu par le présent règlement, il convient de se reporter aux dispositions prévues par le code général des collectivités régissant les séances de l’assemblée délibérante en tant qu’il n’y est pas dérogé par l'ordonnance n° 2020-391 du 1^er avril 2020  précitée.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.