Modèle de convocation à la première réunion du conseil municipal/communautaire/syndical à distance en raison de l'état d'urgence sanitaire lié à l'épidémie de Covid-19
Remarques préalables
L’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux permet aux exécutifs locaux de décider que la réunion de l'organe délibérant se tient par visioconférence ou à défaut par audioconférence.
Les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance, précisant les modalités techniques de celles-ci, sont transmises par le maire ou le président par tout moyen. Le maire ou le président rend compte des diligences effectuées par ses soins lors de cette première réunion.
Sont déterminées par délibération au cours de cette première réunion :
- les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats ;
- les modalités de scrutin ».
Pour l’application de ces dispositions, il convient d’apporter les précisions suivantes :
La convocation doit être adressée aux élus maintenus en place (et non à ceux qui ont, le cas échéant, été élus le 15 mars dernier), par le maire ou le président de l’EPCI.
Elle peut être transmise par tout moyen.
Il est donc possible d’envoyer cette convocation par e-mail, par SMS ou encore de la faire distribuer au domicile de chaque conseiller. L’envoi postal reste possible, mais ne devrait être retenu qu’en dernière possibilité, eu égard aux difficultés de fonctionnement actuelles de La Poste et au fait que désormais l’envoi électronique est la règle (article L. 2121-10 du CGCT).
En toute hypothèse, il est vivement conseillé de doubler l’information (par exemple, par SMS en cas de dépôt en boîte aux lettres ou par e-mails) et/ou de demander une confirmation de réception de la convocation, afin d’éviter toute contestation ultérieure.
A cet effet, il est nécessaire que l’exécutif s’assure au préalable de disposer des coordonnées téléphoniques et adresses mail exactes de chaque conseiller (pour rappel, la collecte, la conservation et la destruction de ces données doivent s’effectuer dans le cadre du respect de la protection des données personnelles).
Il est également conseillé d’attribuer, lors de l’envoi de la convocation, un numéro personnel d’identification à chaque membre, valable uniquement pour la séance à laquelle ils sont convoqués. Ce numéro devra être rappelé dans tous les messages, mail/sms, adressés par les conseillers, notamment pour confirmer leur participation ou leur non-participation à la séance, leur présence le jour de la séance, ainsi que leur vote ou leur abstention lors des scrutins ou encore, en tant que de besoin, leur intervention au cours des débats.
Les délais de convocation n’ont pas été modifiés par la loi : ils demeurent de 5 jours francs minimum pour les communes de 3 500 habitants ou plus et les EPCI (article L. 2121-12 et L. 5211-1 du CGCT) et de 3 jours francs minimum pour les communes de moins de 3 500 habitants (article L. 2121-11 du même code).
Pour les communes de + de 3500 habitants et pour les EPCI, la convocation doit être assortie d’une note explicative de synthèse pour chacun des points inscrits à l’ordre du jour
Modèle de convocation
Le maire de … /
Le président de la communauté de communes de …
Le président du Syndicat …
A .....
Madame/ Monsieur …
A …, le …
Objet : Convocation à la première réunion du conseil municipal/communautaire à distance du (date) en raison de l'état d'urgence sanitaire lié à l'épidémie de Covid-19
Madame/Monsieur,
En raison de l'état d'urgence sanitaire lié à l'épidémie de Covid-19, vous êtes prié(e) d'assister à la séance du conseil municipal / communautaire, qui se tiendra par visioconférence/audioconférence le … à …h2.
Pour cette séance, un numéro personnel d’identification vous a été attribué.
Ce numéro est le suivant : …
Il est uniquement valable pour la séance objet de la présente convocation. Il vous sera demandé notamment pour confirmer, par mail/sms, votre participation ou votre non-participation à la séance, votre présence le jour de la séance, ainsi que le sens de votre vote ou votre abstention lors des scrutins et éventuellement votre intervention au cours des débats.
- Vos mails doivent être adressés à l’adresse suivante : …
- Vos sms doivent être adressés au numéro suivant : …
Pour participer à la séance, vous êtes invité(e) à vous connecter à la date prévue à partir de (horaire) muni du numéro personnel d’identification mentionné ci-dessus. La connexion à la séance devra s’opérer dans les conditions suivantes : …..
Il s’agit ici de préciser l’ensemble des modalités techniques pour la tenue de la séance d’installation et notamment :
- Le matériel requis (ordinateur, tablette, smartphone),
- La configuration minimale requise (notamment microphone, caméra),
- La nécessité d’une connexion internet haut-débit (soit ADSL, soit 4G),
- Le logiciel ou l’application à partir duquel se tiendra la séance (exemple : Zoom, Microsoft Teams, Skype, WhatsApp, etc.).
Voir la fiche technique sur les outils informatiques permettant la tenue des réunions à distance …
A compter de la réception de la présente convocation, et afin d’éviter tout retard dans l’installation le jour de la séance, il vous appartient de vous assurer que les modalités techniques rappelées ci-dessus sont remplies.
En cas de difficulté de configuration et/ou de connexion, je vous invite à contacter le plus tôt possible les services de la mairie/l’EPCI en vue d’une tentative de dépannage :
- au numéro de téléphone suivant : …
- ou à l’adresse email suivante : …
En toute hypothèse, vous êtes invité à confirmer, par mail/sms, votre participation ou votre absence à la séance en rappelant votre numéro personnel d’identification.
Si vous êtes dans l’impossibilité d’assister à la séance, vous avez la faculté de donner procuration à un autre élu. Par dérogation aux règles de droit commun, un même membre de l’assemblée peut être porteur de deux pouvoirs (article 10 de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19). Les pouvoirs doivent être adressés et réceptionnés au maire/président avant la séance. La transmission par mail en PDF est conseillée.
Au jour et à l’heure indiqués de la séance, vous êtes invité(e) à vous installer dans un environnement propice, qui vous permettra de vous consacrer à cette séance du conseil (pièce séparée au sein du domicile, par exemple).
Un rappel de la tenue de la séance sera envoyé par mail/SMS … minutes avant l’heure d’ouverture de la séance à l’ensemble des membres du conseil.
A l’ouverture de la séance, il sera procédé à l’appel nominal des membres du conseil afin d’apprécier si le quorum est atteint. Vous confirmerez votre présence par mail/sms en rappelant votre numéro personnel d’identification.
Si le quorum est atteint, la séance sera déclarée ouverte et les points de l’ordre du jour seront examinés. Le quorum sera apprécié pour chaque points faisant l’objet d’une délibération.
Au cours de la séance, les débats seront enregistrés.
Le scrutin sera public. Pour procéder au vote, il sera procédé à l’appel nominal des membres qui seront invités, à tour de rôle, à faire connaitre clairement le sens de leur vote (pour/contre/abstention). Chaque membre devra confirmer par mail leur vote.
L'ordre du jour de cette séance à distance comprendra les points suivants :
- 1° Compte rendu du maire/président sur les diligences effectuées par ses soins pour adresser les convocations à la première réunion de l'organe délibérant à distance et permettre techniquement la tenue de cette séance
- 2° Adoption des conditions de tenue du conseil à distance, et notamment :
- les modalités d'identification des participants, d'enregistrement et de conservation des débats
- les modalités de scrutin
Voir le modèle de délibération fixant les conditions de tenue des séances de l’assemblée à distance : …
- 3° Compte-rendu des décisions prises par le maire/président dans le cadre des délégations dont il dispose sur le fondement de l’article 1er de l’ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020
- 4° Maintien ou modification des délégations de plein droit attribuées au maire/président et réformation, le cas échéant, des décisions prises en application de ces délégations
Voir le modèle de délibération ayant pour objet de maintenir, mettre un terme en tout ou partie ou de modifier les délégations de l’exécutif et de réformer les décisions prises par délégation : …
- 5° Questions diverses liées au fonctionnement de la collectivité pendant l’état d’urgence sanitaire
[Pour les communes de 3 500 habitants et plus (et pour tout EPCI), ajouter :] Pour chacune des questions énumérées ci-dessus qui seront soumises à une délibération, une note explicative de synthèse est jointe à la présente convocation.
Je vous prie d’agréer, Madame/Monsieur, à l’expression de mes sentiments cordiaux et dévoués.
Le maire/Le président
[Signature et cachet de la collectivité]
PJ : Modèle de procuration
[Le cas échéant :] Note explicative de synthèse.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
