Vos questions/Nos réponses : Quelle est la valeur juridique des échanges électroniques (e-mails) entre la commune et les tiers ?
1- L’article L.112-8 du code des relations entre le public et l'administration (CRPA) dispose que « toute personne, dès lors qu'elle s'est identifiée préalablement auprès d'une administration, peut (…) adresser à celle-ci, par voie électronique, une demande, une déclaration, un document ou une information, ou lui répondre par la même voie. Cette administration est régulièrement saisie et traite la demande, la déclaration, le document ou l'information sans lui demander la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme ». A cet égard, l'article R.112-9-1 du même code dispose que « pour exercer son droit de saisir une administration par voie électronique, toute personne [physique ou morale] s'identifie auprès de cette administration dans le respect des modalités d'utilisation des téléservices définies en application du deuxième alinéa de l'article L.112-9 du même code ».
Ces dispositions reconnaissent donc aux usagers et aux tiers le droit de s’adresser à l'administration par voie électronique, droit qui s’exerce par le biais des téléservices que l’administration est tenue de mettre en place en application de l'article L.112-9 précité du CRPA. Constitue un téléservice « tout système d'information permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administrative », ce qui inclut :
- les téléprocédures c'est-à-dire les demandes administratives faites entièrement en ligne (réservées à l'accomplissement de certaines démarches administratives limitativement énumérées) ;
- la saisine électronique par un formulaire de contact se trouvant sur le site de la collectivité ;
- a minima, une procédure de saisine via une adresse électronique (« Email ») destinée à réceptionner les demandes, déclarations, documents et informations des usagers.
Chaque collectivité est tenue d'informer le public des téléservices qu'elle met en place (article R.112-9-2 al. 1er du CRPA).
Ainsi, l’article L.112-9, al. 3 de ce code dispose en effet que : « Lorsqu'elle a mis en place un téléservice réservé à l'accomplissement de certaines démarches administratives, une administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage de ce téléservice ». Etant précisé que les administrés et les tiers peuvent bien sûr continuer de s’adresser à l’administration sur support papier.
2- L’article L.112-3 du CRPA dispose que : « Toute demande adressée à l'administration fait l'objet d'un accusé de réception ».
L’article L.112-11 de ce code précise que « Tout envoi à une administration par voie électronique ainsi que tout paiement opéré dans le cadre d'un téléservice au sens de l'article 1er [précité] de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 (…) fait l'objet d'un accusé de réception électronique et, lorsque celui-ci n'est pas instantané, d'un accusé d'enregistrement électronique. Ils sont émis selon un procédé conforme aux règles fixées par le référentiel général de sécurité mentionné au I de l'article 9 de l'ordonnance précitée ». Etant précisé que l’administration n’est pas tenue d’accuser réception des demandes abusives, en raison notamment de leur nombre ou de leur caractère répétitif ou systématique.
Le décret n° 2016-1411 du 20 octobre 2016, relatif aux modalités de saisine de l'administration par voie électronique, précise le contenu de l'accusé de réception électronique qui doit comporter les mentions suivantes :
- la date de réception de l'envoi électronique ;
- le nom du service chargé du dossier, ainsi que son adresse électronique ou postale et son numéro de téléphone.
En application du principe le « silence vaut accord », l'accusé de réception électronique indique également si la demande est susceptible de donner lieu à une décision implicite d'acceptation ou à une décision implicite de rejet ainsi que la date à laquelle, à défaut d'une décision expresse, celle-ci sera réputée acceptée ou rejetée.
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