La déclaration sociale nominative (dsn) : une obligation au 1er janvier 2022 pour toutes les communes comptant moins de 100 agents
L’article L.133-5-3 du code de la sécurité sociale, modifié par la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012 relative à la simplification du droit et à l’allègement des démarches administratives, a institué une déclaration sociale nominative (DSN).
L’article 43 de la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d'une société de confiance a étendu l’obligation de DSN à l’Etat et aux collectivités locales au plus tard le 1er janvier 2022. Cette date-butoir concerne la grande majorité des communes, celles comptant moins de 100 agents.
Définition
La DSN est un fichier informatique unique généré à partir de l’établissement de la paie et destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés auprès des organismes compétents. L’objectif de la DSN est ainsi de remplacer l’ensemble des déclarations périodiques et les formalités administratives adressées par les employeurs aux différents intervenants concernés (CPAM, URSSAF, Centre des impôts…).
Etant liée à la réalisation de la paye, la DSN reflète, tous les mois, la situation du salarié (rémunération perçue avec les primes, changement de position statutaire, arrêt de travail…).
Echéance
La DSN est obligatoire depuis janvier 2017 pour le secteur privé. Son déploiement a été progressif pour les collectivités territoriales.
Dans la limite législative, le décret n°2018-1048 du 28 novembre 2018 a fixé des dates butoirs pour la transmission obligatoire de la DSN pour les communes, leurs établissements et les EPCI.
Ainsi au 1er janvier 2021, les communautés de communes, les communes de plus de 100 agents et les établissements communaux de plus de 350 agents se sont acquittés de cette obligation.
Désormais, ce sont les communes de moins de 100 agents et les établissements communaux de moins de 350 agents qui devront au 1er janvier 2022 établir leur DSN.
Mise en œuvre
Avec la DSN, les données directement issues du logiciel de paye, qui doit être mis en compatibilité, sont transmises à un portail unique (site net-entreprises.fr).
La préparation du passage à la DSN et le paramétrage du logiciel « métier » élaborant la paye doivent conduire les services des collectivités à vérifier, compléter ou rectifier :
- les données administratives de la collectivité et des établissements communaux : coordonnées, code APE, siège, nature et catégorie juridique, numéros SIREN et SIRET… L’attention est attirée sur le fait qu’à chaque numéro SIRET correspond une DSN ;
- les données en paye concernant l’agent (fonctionnaire, contractuel…) : numéro d’inscription au registre (NIR), c’est-à-dire le numéro de sécurité sociale ou INSEE, identité complète, date et lieu de naissance, domicile… Tout changement à ce niveau devra être anticipé ;
- les données à renseigner dans l’hypothèse d’un éventuel arrêt de travail ;
- les données relatives aux organismes de cotisation : code identifiant de l’IRCANTEC ou de l’URSSAF (numéro SIRET), date de paiement des cotisations…et des organismes complémentaires ;
- les données afférentes aux différents éléments du salaire, comme les primes, gratifications et indemnités, les participations aux frais de transport, la prévoyance, les retraites et les mutuelles…
Cette mise en œuvre est une évolution majeure, pour les petites communes, dans la pratique des agents en charge des ressources humaines et de la paie, en remettant notamment en question les processus de gestion. Les vérifications, compléments ou rectifications, ci-dessus énoncés, doivent être étalés sur toute l’année 2021. Il apparaît en effet nécessaire d’anticiper ce changement pour éviter un accroissement de la charge de travail dans la période préparatoire finale de fin d’année, où déjà des opérations traditionnelles classiques doivent être conduites.
Les éditeurs de logiciel ont dû respecter le format, les contrôles et les critères définis par la norme posant la mise en œuvre opérationnelle de la DSN (Norme d’Echanges Optimisée des Données Sociales). La plupart ont signé la charte des éditeurs DSN et permettent une transmission automatique.
La DSN impliquera le respect d’un planning mensuel spécifique. En effet, l’exigibilité de la DSN pour la paye du mois M sera :
- le 5 du mois M+1 pour les établissements mensualisés de plus de 50 agents, versant les traitements à la fin du mois M ;
- le 15 du mois M+1 pour les autres.
La DSN se substituera à l’actuelle procédure de prélèvement à la source. Le retour métier (CRM) quant à lui perdurera mais sous une autre forme. En effet, un retour d’information sera transmis à la collectivité, après chaque envoi de données sociales au travers de la DSN.
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