Haute-Garonne Ingénierie
Agence Technique Départementale

L’agence de service et de paiement (ASP) assure la gestion du remboursement des frais de garde ou d’assistance des élus. Ces frais concernent la garde des enfants de moins de seize ans, l'assistance des personnes âgées, des personnes en situation de handicap, ou des personnes ayant besoin d'une aide personnelle.

Les frais de garde sont systématiquement compensés lorsque l'élu est empêché d’exercer cette garde ou assistance parce qu’il doit participer à une des réunions mentionnées à l'article L.2123-1 du code général des collectivités locales (CGCT) :

• les séances plénières de ce conseil,
• les réunions de commissions dont il est membre et instituées par une délibération du conseil municipal,
• les réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où il a été désigné pour représenter la commune.

1. Les modalités de remboursements des frais de gardes aux élus
2. Les modalités et la procédure de compensation par l'Etat

Les modalités de remboursements des frais de gardes aux élus

Le remboursement ne peut excéder, par heure, le montant horaire du SMIC. De plus, il n’est plus réservé uniquement aux conseillers municipaux qui ne perçoivent pas d'indemnités de fonction.
En outre, le décret n° 2020-948 du 30 juillet 2020 prévoit que la délibération précitée du conseil municipal détermine les pièces que doivent fournir les conseillers municipaux pour le remboursement de leurs frais.

Cette délibération doit permettre à la commune d'exercer un contrôle, notamment pour vérifier « que la somme de toutes les aides financières et de tout crédit ou réduction d'impôt dont l'élu bénéficie par ailleurs, ainsi que du remboursement de la commune, n'excède pas le montant de la prestation effectuée ».
Il est plus précisément indiqué que cette délibération établit les conditions permettant à la commune :

- De s'assurer que la garde dont le remboursement est demandé concerne bien des enfants de moins de seize ans, des personnes âgées, des personnes en situation de handicap, ou des personnes ayant besoin d'une aide personnelle dont la garde par les membres du conseil municipal à leur domicile est empêchée par la participation à une des réunions mentionnées à l'article L.2123-1, par le biais de pièces justificatives ;

- De s'assurer que la garde ou l'assistance a eu lieu au moment de la tenue de l'une des réunions mentionnées à l'article L.2123-1 (séances plénières du conseil municipal ; réunions des commissions dont l’élu est membre et instituées par le conseil municipal ; réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes où l’élu a été désigné pour représenter la commune) ;

- De s'assurer du caractère régulier et déclaré de la prestation des personnes physiques ou morales intervenant, sur la base des pièces justificatives fournies ;

- De s'assurer, à l'appui d'une déclaration sur l'honneur signée de l'élu, du caractère subsidiaire du remboursement : son montant ne peut excéder le reste à charge réel, déduction faite de toutes aides financières et de tout crédit ou réduction d'impôts dont l'élu bénéficie par ailleurs seront désormais fixées par délibération du conseil municipal.

Les modalités et la procédure de compensation par l'Etat

Dans les communes de moins 3 500 habitants, le remboursement auquel a procédé la commune est compensé par l'État.
C’est l’ASP qui assure la gestion administrative, technique et financière du dispositif de compensation, pour le compte de l'Etat, des remboursements auxquels a procédé la commune.

Ainsi, la commune qui souhaite bénéficier de la compensation par l'Etat des frais qu'elle a remboursés doit adresser une demande à l’ASP, par courrier signé ou par voie dématérialisée. La demande de compensation comporte obligatoirement :

- une copie de la délibération du conseil municipal votée en application de l'article D.2123-22-4-A.
- les éléments nécessaires à l’ASP pour procéder au remboursement de la commune, dont les éléments d'identification de la commune bénéficiaire, le montant total du remboursement à effectuer et les coordonnées de paiement sur lesquelles doit être effectué le remboursement.
- un état récapitulatif visé par le comptable public de la commune et résumant par élu le montant des sommes effectivement remboursées par la commune, précisant les dates, horaires et lieu des réunions, le coût horaire de remboursement aux élus (respectant notamment le montant maximal fixé par l'article L.2123-18-2 du CGCT) et les dates de versement, ainsi qu'une attestation signée du maire certifiant la conformité du tableau aux conditions fixées à l'article D.2123-22-4-A et à la délibération précitée.

La demande de remboursement doit être envoyée à l’Agence dans un délai maximum d'un an à compter du défraiement des élus par la commune. A défaut, la demande de remboursement ne sera pas prise en charge.

La commune est tenue de conserver l'ensemble des pièces justificatives ayant fondé le remboursement des frais exposés par les élus.
Ces pièces justificatives sont tenues à la disposition l'Agence de services et de paiement et lui sont transmises sur simple demande dans un délai maximal de 60 jours. L'absence de transmission de ces pièces peut avoir pour conséquence le reversement de la compensation octroyée par l'Etat.

Il en résulte que la totalité des frais remboursés par la commune est compensée par l'Etat, mais que cette compensation peut, dans un second temps, faire l’objet d’une récupération par l’ASP, si la commune a remboursé des frais indus.

Pourraient ainsi donner lieu à récupération :
- le remboursement de frais de garde d’enfants de plus de seize ans ;
- le remboursement de prestations intervenues à un autre moment que lors des réunions mentionnées à l'article L.2123-1 précité du CGCT ;
- un remboursement excédant, par heure, le montant horaire du SMIC.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.