Les notes de frais des élus locaux sont-elles des documents administratifs communicables ?
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Cette fiche technique apporte une réponse à cette question à l’aune d’une décision récente du Conseil d’état.
LE CARACTERE DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS COMMUNICABLES DES NOTES DE FRAIS DES ELUS LOCAUX
Dans l'arrêt du Conseil d'Etat (8 février 2023, n° 452521, Ville de Paris), le juge a considéré que : « (...) des notes de frais et reçus de déplacements ainsi que des notes de frais de restauration et reçus de frais de représentation d'élus locaux ou d'agents publics constituent des documents administratifs, communicables à toute personne qui en fait la demande dans les conditions et sous les réserves prévues par les dispositions du code des relations entre le public et l'administration (...) ».
Les notes de frais sont donc bien des documents administratifs communicables.
LES MODALITES DE COMMUNICATION DE CES NOTES DE FRAIS
L’article L.311-1 du code des relations entre les particuliers et l’Administration (CRPA) pose le principe de la communicabilité des documents administratifs aux personnes qui en font la demande. Lorsqu’un administré présente une demande de communication, l’Administration doit en premier lieu en accuser réception (article L.112-3 du CRPA) et lui indiquer le délai dans lequel elle va lui répondre, ce délai ne devant pas dépasser un mois.
L’article L.311-9 précise que la communication peut se faire selon trois modes, au choix du demandeur :
- la consultation sur place ;
- la délivrance d’une copie (sur un support papier ou électronique en fonction de la nature du document original), à la charge du demandeur, selon les tarifs en vigueur fixés par arrêté en application de l’article R.311-11 du CRPA (0,18 euro la page en format A4) ;
- par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.
En cas de décision de refus dans le délai d’un mois, ou en cas d’absence de réponse dans ce délai, l'intéressé dispose d'un délai de deux mois à compter du refus d'accès aux documents administratifs qui lui est opposé pour saisir la CADA (article R.311-15 du CRPA). Cette voie de recours doit être indiquée dans l’accusé de réception, comme le cas échéant dans la décision expresse de refus. À défaut, le délai continue à courir (article L.122-6 du CRPA).
LA NECESSAIRE APPRECIATION DE L’EVENTUELLE ATTEINTE A LA VIE PRIVEE
Selon l’arrêt précité du Conseil d’État du 8 février 2023, la protection de la vie privée des personnes concernées par les notes de frais ne fait pas obstacle à leur transmission à toute personne qui en fait la demande : « Si ces documents comportent l'identité et les fonctions des personnes invitées, la protection de la vie privée n'est pas davantage un obstacle, en principe, à la communication ». Mais il convient que l'autorité administrative apprécie dans chaque cas si les circonstances particulières qui entourent le contexte de l'événement ne provoquent pas, en cas de divulgation du nom des invités ou du motif de la dépense, une atteinte à la vie privée, au secret médical ou à la vie des affaires, en vertu de l’article L.311-6 du CRPA.
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