La légalisation de signature : définition et procédure
En vertu de l’article 16 de la loi n° 2019-222 du 23 mars 2019 de programmation 2018-2022 et de réforme pour la justice et de l’article 2 du décret n° 2007-1205 : « La légalisation est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu ».
Concrètement, la légalisation est le procédé qui permet d’authentifier la signature d’un administré lorsqu'elle est apposée sur un acte qui a été rédigé et signé sans la présence d'un notaire. Elle ne porte donc pas sur le contenu de l’acte, même si l’autorité qui légalise l’acte ne peut s’en désintéresser.
Cette Fiche technique explicite la procédure et les conditions pour l’authentification de la signature.
L’objet et la procédure de légalisation de signature
L’objet de la légalisation
La légalisation de signature est principalement destinée aux autorités étrangères et aux organismes privés (sociétés) qui veulent s’assurer que la personne visée par l’acte est bien celle qui a apposé sa signature (voir en ce sens : circulaire du 26 décembre 2000 prise pour l'application du décret n° 2000-1277 du 26 décembre 2000 portant simplification de formalités administratives et suppression de la fiche d'état civil ; Réponse ministérielle à la question n° 56876, JO Assemblée Nationale, 23 septembre 2014, p. 8099). En revanche, les administrations françaises ne peuvent plus exiger la légalisation des signatures apposées sur les pièces qui leur sont remises ou présentées (article R.113-5 du code des relations du public avec l’administration).
Lorsque l’usager réside en France, la légalisation de la signature s’effectue devant le maire à titre gratuit (article L.2122-30 du code général des collectivités territoriales-CGCT).
En vertu de l’article R.2122-8 du CGCT, il est possible sous la surveillance et la responsabilité du maire, et en l'absence ou en cas d'empêchement des adjoints de donner par arrêté délégation de signature à l’effet de légaliser les signatures à un ou plusieurs agents communaux.
A noter qu’il est également possible de s’adresser à un notaire mais la légalisation est alors payante (tarif libre).
Les conditions tenant à l’administré qui sollicitent la légalisation
Tout d’abord, il est indispensable que l’administré qui sollicite la légalisation se présente en personne. L'article 6 du décret n° 2007-1205 précité indique ainsi que : « La légalisation de l'acte sous seing privé ne peut être faite qu'en présence de son signataire ».
Ensuite, pour que le maire légalise une signature, il faut qu’un critère de rattachement entre l’administré et la commune existe. L’article L.2122-30 du CGCT indique ainsi que : « l’administré doit être connu de lui, ou accompagné de deux témoins ». Comme le relève une réponse ministérielle (Question n°10985, JO Sénat du 05/06/2014 - page 1329) :
« Dans la mesure où l'administré dispose d'une résidence même secondaire, dans la commune, qu'il peut donc être connu du maire ou accompagné de deux témoins qui lui sont connus, les conditions précitées par l'article L.2122-30 sont réunies. En l'état actuel du droit, la notion d'administré connu du maire se traduit par la possibilité pour l'administré de présenter la pièce à légaliser accompagnée d'une pièce d'identité à la mairie d'une commune au sein de laquelle il réside ».
En cas de doute, un justificatif de domicile peut être demandé pour s’assurer du lien entre l’administré et la commune.
Les conditions tenant à la signature sur l’acte
La légalisation de la signature s’appuiera sur un document (pièce d’identité) sur laquelle figure déjà la signature de l’administré et qui permettra de constater qu’il s’agit de la même que celle qui figure sur le document sur lequel sera apposée la légalisation. En l’absence de pièce d’identité, la personne devra être accompagnée de deux personnes connues (ou qui présenteront elles même leurs pièces d’identité).
En vertu de l’article L.2122-30 du CGCT, la signature doit être apposée en présence du maire (ou de son remplaçant) : il est donc exclu de légaliser une signature déjà apposée sur le document concerné.
Les obligations et exclusions de légalisation de signature
Là encore, l’article L.2122-30 du CGCT précise que « le maire, ou celui qui le remplace, est tenu de légaliser toute signature apposée en sa présence ». Selon un arrêt du Conseil d’Etat (CE, 18 mars 1955, Cardinael : AJDA 1955, p. 326 ; Lebon T., p. 660) cité à de nombreuses reprises par la doctrine, une légalisation ne peut être refusée par le maire (hormis les cas énumérés par les textes) s'il ne justifie de son refus.
Or, les textes et la jurisprudence n’ont pas clairement défini les documents pouvant faire l’objet d’une légalisation de signature et ceux pour lesquels une telle légalisation est exclue.
Il est toutefois possible de considérer qu’une telle légalisation est exclue si elle relève d’une autre autorité.
Ainsi, la légalisation des actes qui émanent d'une autorité française et sont destinés à être produits à l'étranger relève de la compétence du ministre des affaires étrangères, des ambassadeurs et des chefs de poste consulaire (article 4 du décret n° 2007-1205 du 10 août 2007). De même pour la légalisation des actes à caractère industriels et commerciaux qui relève des chambres de commerce et d’industrie.
Il semblerait qu’il n’y ait pas de fondement textuel d’une telle compétence, mais cela ressort clairement de la page dédiée du ministère des affaires étrangères « Légaliser un document » qui liste les différentes autorités compétentes suivant le type d’actes.
Ensuite, le document ne doit pas comporter d’écrit portant préjudice à un tiers (personne privée ou Etat étranger) ou s’avérer contraire à l’ordre public.
Le document doit également être rédigé en langue française. L’article 7 du décret n° 2020-1205 précité indique ainsi que : « Pour être légalisés, les actes publics et les actes sous seing privé doivent être rédigés en français ou, à défaut, être accompagnés d'une traduction en français effectuée par un traducteur habilité à intervenir auprès des autorités judiciaires ou administratives françaises ou d'un autre Etat membre de l'Union européenne ou d'un Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou de la Suisse, ou auprès des autorités de l'Etat de résidence ».
L’obligation de rédaction en français permet également de s’assurer que le document ne porte pas atteinte à l’ordre public.
Enfin, lorsqu’il légalise la signature, le maire intervient en tant qu’agent de l’Etat : il engage donc la responsabilité de ce dernier et non celle de la commune en cas de faute dans l’exercice de cette mission (cf. par exemple : Cour administrative d'appel Marseille, 10 mars 2011, n° 09MA01633).
En conclusion
En vertu de l’article L.2122-30 du CGCT, la légalisation de signature relève de la compétence du maire ou d’un agent le remplaçant. La légalisation de la signature doit nécessairement se faire en présence du signataire et l’acte doit être rédigé en français.
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