Existe-t-il un délai de conservation obligatoire des dossiers contentieux par les communes ?
Questions écrites n°06704, Sénat, 17 janvier 2019
Le tri et la conservation des archives des collectivités territoriales sont réglementés par l'instruction conjointe DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 de la direction des archives de France et de la direction générale des collectivités locales, qui rassemble les documents produits dans le cadre des fonctions communes aux différentes collectivités, telles que le traitement des contentieux.
Les archives qui doivent être conservées au sein des locaux des services producteurs d'archives sont de deux types :
- les archives courantes, qui sont les documents d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements et organismes qui les ont produits ou reçus (article R.212-10 du patrimoine) ;
- les archives intermédiaires, qui sont les documents qui ont cessé d'être des archives courantes mais ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'éliminations (article R.212-11).
L'instruction du 28 août 2009 détermine pour ces catégories de documents une durée d'utilité administrative (DUA). Les dossiers de contentieux sont considérés comme ayant une DUA d'un an à compter de l'extinction des voies de recours, à ce titre ils doivent être conservés dans les locaux de la commune pendant la même durée. À l'issue de cette période d'un an, les documents doivent être triés avant versement afin de distinguer ceux qui seront conservés définitivement de ceux qui, après visa d'un bordereau d'élimination, peuvent être détruits. Les archives définitives ou historiques doivent être conservées sans limitation de durée (article R.212-12).
Elles peuvent être confiées en dépôt, par convention, au service d'archives du groupement de communes à fiscalité propre dont la commune est membre ou au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.
Les communes de moins de 2 000 habitants doivent, sauf demande de leur part auprès du représentant de l'État dans le département et accord de l'administration des archives, en complément déposer au service départemental d'archives compétent à l'expiration d'un délai de cinquante ans les documents destinés à être conservés à titre définitif. Pour les communes de plus de 2 000 habitants, il s'agit d'une simple faculté (L.212-11 et L.212-12). Ces documents restent la propriété de la commune (L.212-14).
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
