Les conditions à respecter pour tenir une réunion du conseil communautaire en téléconférence
La possibilité pour les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) d’organiser la réunion du conseil communautaire en téléconférence a été prévue par la loi n° 2019-1461 du 27 décembre 2019 relative à l'engagement dans la vie locale et à la proximité de l'action publique.
Cette loi a complété en ce sens le code général des collectivités territoriales (CGCT) par l’article L.5211-11-1.
Cet article prévoit ainsi que les présidents des communautés de communes, des communautés d'agglomération, des communautés urbaines et des métropoles, peuvent décider que la réunion du conseil communautaire soit organisée par téléconférence. Les syndicats n’étant pas mentionnés ils ne sont donc pas concernés par ces dispositions.
La téléconférence permet dès lors d’organiser les réunions du conseil communautaire dans différents lieux sous forme d’audioconférence et de visioconférence. En revanche, la possibilité de la visio-conférence depuis son domicile n’est pas retenue.
Le quorum est alors apprécié en fonction de la présence des conseillers communautaires dans les différents lieux de réunion. L’article L.5211-11-1 précise, par ailleurs, que les votes ne peuvent avoir lieu qu'au scrutin public.
Le recours à la téléconférence n’est toutefois pas applicable à tous les sujets. En effet, pour certaines matières la réunion du conseil communautaire ne peut se tenir en plusieurs lieux. C’est le cas pour :
- l'élection du président et du bureau,
- l'adoption du budget primitif,
- l'élection des délégués aux établissements publics de coopération intercommunale,
- la désignation des délégués de l’EPCI à fiscalité propre aux divers organismes extérieurs, (article L.2121-33 du CGCT).
L’utilisation de la téléconférence pour les réunions du conseil communautaire dans les établissements publics de coopération intercommunale (EPCI) à fiscalité propre,
devra néanmoins répondre à des conditions fixées par le décret n° 2009-904 du 24 juillet 2020, en application de l’article L.5211-11-1 du CGCT, dont l’entrée en vigueur est prévue le 31 octobre 2020 (soit le lendemain de la fin de l’application des dispositions provisoires de l’article 6 de l’ordonnance no 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales, qui a été prolongé jusqu’au 30 octobre) .
Ce texte précise notamment les conditions préalables à cette organisation telles que le choix des salles, et celles relatives au déroulement de la réunion.
I – Les conditions préalables
A - Le choix des salles
Le décret précise qu’au préalable ce choix doit être déterminé par délibération du conseil communautaire et porter sur des salles équipées du système de téléconférence, dans les communes membres.
Les lieux choisis doivent respecter le principe de neutralité et garantir les conditions d’accessibilité de sécurité nécessaires et permettre la publicité des séances conformément au quatrième alinéa de l’article L2121-7 du CGCT.
De plus, les salles doivent être rendues accessibles au public, pour assurer le caractère public des délibérations et des votes.
Enfin, il est précisé que le cas échant la mise à disposition de locaux et d’équipements communaux peut faire l’objet d’une convention avec l’EPCI.
B – Désignation de l’auxiliaire du secrétaire de séance
Un agent de l’EPCI doit être désigné pour assurer la fonction d’auxiliaire du secrétaire de séance pendant toute la durée de la réunion du conseil communautaire.
Son rôle est de recenser les entrées et sorties du ou des conseillers communautaires présents ainsi que les pouvoirs éventuels dont ils bénéficient. Il assure également le fonctionnement technique du système de téléconférence et toutes autres missions pouvant lui être demandées par le secrétaire de séance.
Cette mission peut également être assurée par un agent d’une commune membre de l’EPCI désigné par le président de l’établissement.
Le texte mentionne également que le cas échéant l’agent concerné peut faire l’objet d’une convention de mise à disposition entre son employeur et l’EPCI à fiscalité propre.
C- Convocation des conseillers
La convocation doit mentionner que le conseil communautaire se tient par téléconférence.
Tout comme pour les conseils municipaux elle doit indiquer les questions portées à l’ordre du jour (article L.2121-10 du CGCT). Ce document est publié ou affiché au siège de l’établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre, sur son site internet, ainsi que dans les salles désignées par le conseil communautaire pour l’organisation de la téléconférence.
II - Les conditions relatives au déroulement
Concernant l’ouverture de la réunion elle débute à l’initiative du président de l’EPCI dès que l’ensemble des conseillers communautaires ont, dans les salles désignées comme lieux de réunion un accès effectif aux moyens de transmission. La clôture des débats appartient également au président.
Les modalités d’enregistrement et de conservation des débats doivent être fixées par le conseil communautaire dans son règlement intérieur.
Enfin, le décret précise qu’en cas d’adoption d’une demande de vote secret, le président doit reporter sur ce point l’ordre du jour à une réunion ultérieure. Cette séance ne peut en effet se tenir par téléconférence.
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Quels outils retenir ?
Ce choix est à apprécier en fonction du procédé retenu : vidéoconférence ou audioconférence.
A - Séance en vidéoconférence
Afin d’aider les collectivités dans le choix des solutions techniques, la CNIL apporte des recommandations dans le cadre d’un dossier consacré aux conseils pour utiliser les outils de visioconférence qui est accessible à l’adresse suivant : « https://www.cnil.fr/fr/covid-19-les-conseils-de-la-cnil-pour-utiliser-les-outils-de-visioconference ».
La commission recommande, par exemple, de se montrer prudent à l’égard de la gratuité des applications qui n’est souvent qu’apparente et qui se rentabilise en traitant des données personnelles.
Par ailleurs, les collectivités doivent porter une attention toute particulière sur les questions de sécurité et de confidentialité des échanges et des connexions. Ainsi, lors des conseils municipaux ou communautaires, la solution choisie devra permettre d’identifier les conseillers élus, tout en restant accessible au grand public, à défaut d’un renvoi éventuel sur des plateformes de vidéo en direct comme par exemple « You Tube », « Facebook Live », « Périscope », « Microsoft Stream ».
Cette question de sécurité s’applique aussi pour les réunions non publiques (commissions municipales, bureau…). Il convient de s’assurer de la diffusion restreinte des informations de connexion, de rendre la réunion accessible seulement sur invitation, voire de sécuriser la connexion à la réunion au moyen d’un mot de passe. La collectivité devra veiller à ce que son antivirus et son pare-feu soient à jour.
L’organisation d’une visioconférence nécessite aussi de prendre en considération certains éléments concrets. Ainsi, il est préférable, avant le jour prévu de la réunion, de tester la solution avec les participants sur une durée courte (15 minutes par exemple) pour leur permettre de vérifier calmement les fonctionnalités, notamment le fait d’autoriser le micro et la caméra pour être en ligne de manière opérationnelle sur la visioconférence, de mentionner leur nom et prénom.
B - Séance en audioconférence
L'audioconférence est une solution permettant de s'entendre et de communiquer verbalement, en temps réel. A la différence de la vidéoconférence, il n’y a pas d’interaction visuelle. Il s’agit donc d’une conférence téléphonique multipoint réunissant plusieurs participants, à l’inverse d’un appel téléphonique classique.
Les membres de l’assemblée délibérante sont, dans ce cas, invités à se joindre directement à la réunion en composant un numéro de téléphone pour se connecter à un « pont de conférence ».
Le Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités Locales a recensé des solutions techniques d’audioconférence mis à disposition des communes et EPCI, accessible à l’adresse suivante :
Il convient de se rapprocher de l’opérateur téléphonique de la collectivité pour connaitre ses solutions opérationnelles et rapides ainsi que le tarif applicable. Dans la majorité des cas, ce fournisseur va alors proposer un « pont de conférence ». Il peut aussi fournir éventuellement des numéros de téléphone et des codes d'accès (code PIN...) pour participer à la conférence téléphonique. Dans certaines offres, il est possible d’enregistrer la conférence téléphonique.
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