En premier lieu, il convient de distinguer la certification de documents de la légalisation de signature.

Dans le cadre de la légalisation, le maire atteste de l’authenticité de la signature, que la personne signataire est bien celle qu’elle prétend être. La certification consiste à attester que la copie est identique à l’original.

La légalisation de signature est prévue à l’article L.2122-30 du Code général des collectivités territoriales alors que la certification de documents est une pratique administrative encadrée initialement par une circulaire du 17 janvier 1963 désormais abrogée. Il n’existe pas de disposition législative ou règlementaire encadrant la certification de documents depuis que le décret n° 2001-899 du 1^er octobre 2001, complété par une circulaire du même jour, a interdit aux administrations, services et établissements publics de l'État et des collectivités territoriales, ainsi qu'aux entreprises, caisses et organismes contrôlés par l'État, d'exiger dans les procédures administratives la certification à l'original de photocopies de documents délivrés par l'un d'entre eux (décret n° 2001-899, 1^er octobre 2001).

Il n’existe donc pas de liste des documents pouvant faire l’objet d’une certification.

Compte tenu de ces éléments, une commune n’est pas tenue de procéder aux certifications de copies de documents sollicitées par les usagers sauf lorsque la certification s’inscrit dans le cadre d’une demande faite auprès ou par une administration étrangère [article R.113-10 du code des relations entre le public et l’administration (CRPA) et circulaire du 1^er octobre 2001 prise pour l’application du décret n° 2001-899 précitée].

En outre, certaines copies ne peuvent être délivrées que par les autorités administratives ou judiciaires : la copie d’un jugement ne peut être délivrée que par le greffe du tribunal qui a prononcé la décision ; la copie d’un acte authentique établi par un notaire doit être délivrée par le notaire concerné.

S’agissant des copies de diplômes, aucune règle n’impose donc une certification mais rien n’empêche d’y procéder. Cela ne devrait toutefois concerner que le cas d’un établissement privé qui solliciterait cette copie car un établissement d’enseignement supérieur public ne peut solliciter de copie certifiée conforme (en application de l’article R.113-10 du CRPA susvisé).

Enfin, s’agissant des chèques, les banques peuvent délivrer une copie électronique du chèque et communiquer au demandeur la date d’émission, le numéro et le bénéficiaire du chèque. Mais il ne relève pas de la commune de certifier ce type de documents qui constituent des effets de commerce.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.