Les modalités d’octroi des subventions communales aux associations sont régies par les articles L.112-3 et R.112-5 du code des relations entre les particuliers et l’administration (CRPA), L.2311-7 du code général des collectivités territoriales (CGCT) et 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000. Il en découle quatre principales règles :

- l’association souhaitant obtenir une subvention doit obligatoirement présenter une demande écrite à la commune selon un formulaire, qui doit en accuser réception ;

- la décision d'attribution de la subvention relève du conseil municipal ;

- la présence d’un intérêt général local doit être vérifiée ;

- la subvention doit faire l’objet d’une convention lorsque son montant est supérieur à 23 000 € par an (montant comprenant les subventions numéraires et en natures).

Ces textes ne précisent pas si des documents particuliers sont à exiger par l’administration. Mais les Chambres régionales des comptes rappellent fréquemment que les collectivités doivent exercer des contrôles lors des demandes d'attribution de subvention sur les justifications produites, l'activité de l'organisme et l'emploi de la subvention précédemment accordée, le cas échéant (Ch. rég. Comptes Rhône-Alpes, 30 juillet 1999). Il est donc nécessaire d’avoir les statuts de l’association pour faire ce contrôle.

Il convient de rappeler que la commune ne peut pas demander la liste nominative des adhérents d’une association. Le Conseil d’Etat rappelle que la communication de cette liste méconnait le principe constitutionnel de la liberté d’association. Une telle demande constitue un excès de pouvoir (CE, 28 mars 1997, Solana, n° 18912). Par contre, il est possible de demander le nombre d’adhérents par commune (Rép. Min. n° 26974, JO AN du 19 octobre 2004).

Si, par exemple, le conseil municipal a par délibération fixé une liste de documents à transmettre avec la demande de subvention, les associations doivent s’y conformer. En effet, la délibération du conseil municipal est un acte réglementaire exécutoire dès son entrée en vigueur. Le maire peut donc imposer aux associations de leur remettre la liste des documents exigée dans la délibération.

Lorsqu’une subvention a été attribuée, la collectivité peut contrôler l’utilisation de cette subvention dans l’année qui suit. 

Pour exercer ce contrôle, l’article L.1611-4 du CGCT indique que les associations subventionnées sont tenues de fournir :

- une copie certifiée des budgets et des comptes de l’exercice écoulé,

- tous documents faisant connaître les résultats de l’activité de l’association ou de la manifestation subventionnée.

En cas de refus d’une association de fournir les documents exigés pour effectuer un contrôle de l’utilisation des subventions données, la commune peut refuser de verser toute subvention tant que les documents demandés n’ont pas été transmis. Elle peut aussi, dans certains cas, demander le remboursement de la subvention.

La jurisprudence rappelle que « l’emploi d’une subvention conformément à l’objet pour laquelle elle a été accordée, d’une part, et la production des pièces justificatives nécessaires dans le cadre d’un contrôle de la collectivité conformément à l’article L.1611-4 du code général des collectivités territoriales, d’autre part, font partie des conditions mises à l’octroi de la subvention » (CAA Marseille, 28 mars 2022, n° 20MA03727). 

Si l’association ne justifie pas l’emploi de la subvention au regard des conditions posées à son octroi par la collectivité, celle-ci est fondée à retirer la subvention octroyée et à émettre un titre de recette du montant de la subvention versée, ce sans condition de délai (CE, 4 octobre 2021, n° 438695, Agence de l'eau Rhône Méditerranée et Corse). Dans ce cas, elle doit au préalable informer l’association qu’un retrait de la subvention est envisagé au motif qu’elle n'a pas fourni les documents demandés et lui demander de présenter ses observations dans un délai que la collectivité fixe (articles L.122-1 et L.211-2 du CRA, voir aussi CE, 4 octobre 2021, n° 438695, précité).

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.