Le traitement de données à caractère personnel, notamment en ce qui concerne leur diffusion, est régi par le règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 dit « Règlement Européen sur la Protection des Données » (RGPD), entré en vigueur le 25 mai 2018 en droit interne ainsi que par la loi du 20 juin 2018 révisant la loi « Informatique et libertés » du 06 janvier 1978. Le RGPD établit un ensemble de règles permettant la protection des données à caractère personnel des personnes physiques, lesquelles s’entendent de toute information relative à une personne physique et permettant son identification, notamment son nom et son prénom. Le responsable du traitement – c’est-à-dire le maire dans une commune, en sa qualité de représentant légal de cette dernière – doit faire respecter les dispositions du RGPD pour assurer la protection des données personnelles récoltées.

Les destinataires des informations collectées pour la tenue de l'état civil ne peuvent être que ceux prévus par la législation en vigueur. Ainsi peuvent être destinataires des informations d'état civil, les administrations publiques dans le cadre des formalités liées à l'établissement des actes (notamment les services d'état civil des autres mairies, les procureurs et les greffiers des tribunaux judiciaire, ou les services des impôts), et certaines personnes, autorités ou organismes habilités à demander des copies ou extraits des actes d'état civil, dans le cadre des règles de communication de ces actes.

En effet, les dispositions de l'article 9 du Code civil aux termes desquelles chacun a droit au respect de sa vie privée s'opposent notamment à la divulgation par des autorités publiques, telles les municipalités, à des tiers, quelle qu'en soit la qualité, de tout élément de la vie privée d'une personne sans le consentement de celle-ci. Dans l’éventualité où un accord express des intéressés permet une telle publication, l'officier d'état civil prévoira de recueillir cet accord par écrit afin de se prémunir contre toute éventuelle plainte ultérieure (Rép. min. n° 303 : JOAN Q 13 janv. 2003, p. 207). Ainsi, la diffusion de données personnelles recueillies pour tenir à jour le registre de l’état civil dans le bulletin municipal ou le site internet de la ville est interdite, sauf si les personnes concernées y ont expressément consenti par écrit au moment de l’acte (Décision de la CNIL, 2 octobre 2019, « Les fichiers d’état civil », www.cnil.fr).

Par ailleurs, les fautes et négligences commises par les officiers d'état civil dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de leurs fonctions sont de nature à engager leur responsabilité. Ainsi, les officiers d'état civil s'exposent à des sanctions pénales s'ils ont contrevenu aux dispositions réglementaires concernant la tenue des registres et la publicité des actes d'état civil (article R645-3 du Code pénal).

Enfin, outre ces sanctions et indépendamment des observations et injonctions que les procureurs peuvent adresser, en vertu de leur pouvoir de surveillance et de contrôle, aux officiers de l'état civil, ils peuvent, pour les mêmes fautes et selon leur gravité, être suspendus et même révoqués par l'autorité administrative, c'est-à-dire le préfet.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.