Les communes sont propriétaires et responsables de leurs archives. Cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal.

A l’approche des élections municipales de mars 2020, le service interministériel des Archives de France du Ministère de la culture publie une circulaire sur la gestion des archives à la suite du renouvellement des municipalités et des intercommunalités

Ainsi, à chaque renouvellement de municipalité et d’intercommunalité, le maire (ou le président de l’E.P.C.I.), qu’il soit réélu ou élu pour la première fois, est tenu de procéder au récolement de l’ensemble des documents confiés à sa responsabilité (arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales).

Le récolement est un recensement des archives présentes en mairie (ou dans l’E.P.C.I.). Il se compose de deux documents :

• Le procès-verbal de récolement  qui permet de transférer la responsabilité des archives de l’élu sortant à l’élu entrant. Toutefois, les obligations pesant sur un maire réélu ou sur un maire nouvellement élu ne sont pas les mêmes. En effet, en cas de réélection, ce procès-verbal n'a pas vocation à être exhaustif mais doit être sommaire, afin de recenser les documents les plus importants archivés par les communes. En revanche, dans les autres situations, il doit être plus détaillé
• L’état des archives: ce document constitue un état détaillé de l’ensemble des archives conservées dans les bureaux et dans les locaux d’archivage.

Ce récolement offre l’occasion d'améliorer le contrôle scientifique du service départemental des archives.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.