Un guide « Cycle de vie des documents issus des marchés publics » pour aider au tri des documents
Ce guide de 41 pages a été publié en janvier dernier par le service interministériel des Archives de France en soutien de la direction des affaires juridiques de Bercy. Il comprend 3 annexes détaillées.
Ce document recense toutes les préconisations relatives à l’archivage et la conservation des pièces relatives à la passation et à l’exécution des contrats, qu’elles soient sous forme papier ou bien dématérialisées.
Il définit tout d’abord les notions réglementaires liées à l’archivage, par exemple, il évoque la définition des différentes durées d’utilité administratives (DUA).
La DUA correspond à la durée de conservation comme archives intermédiaires prévue par l’article R.212-13 du code du patrimoine.
Cette durée pour les marchés publics court soit à partir de la date de notification, soit de la date de décision d’infructuosité, soit de la date de fin d’exécution financière.
Les règles à appliquer sont :
- 5 ans à compter de la notification pour les pièces relatives à la procédure de passation,
- 10 ans à partir du paiement du solde pour celles relatives à l’exécution.
Les détails de durée de conservation sont détaillés dans l’annexe 1 et 2 du présent guide.
Une durée plus longue doit être envisagée pour les documents concernant les marchés publics de travaux, ou ceux susceptibles d’engendrer des dommages liés à l’environnement ou à la santé. Le même cas de figure se pose pour les marchés cofinancés sur des fonds structurels européens, ou lorsque ces marchés peuvent exposer à un délit de favoritisme…
Ce guide définit ensuite le sort des documents archivés. A L’issue de la durée de conservation, les documents sont soit éliminés, soit transférés vers le service d’archives compétent pour conservation définitive à « des fins historiques, mémorielles et patrimoniales ».
La sélection des documents à conserver s’effectue en fonction de la politique de collecte du service public d’archives compétent.
Celle-ci peut viser deux objectifs différents qui peuvent être complémentaires :
- « documenter le processus des marchés publics tel qu’exercé par l’institution ou la collectivité en conservant les documents les mieux à même d’en rendre compte » ;
- « conserver la trace de marchés dont l’objet représente un intérêt particulier pour l’histoire ou l’identité de la collectivité ou de l’institution ».
Enfin, toute élimination (papier ou électronique) ne peut avoir lieu que sur autorisation de la personne en charge du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques.
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