Remboursement des frais de garde ou d’assistance aux élus des communes de moins de 3500 habitants – Note ministérielle
L’article L. 2123-8-2 du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) rend obligatoire le remboursement à l’élu, par la collectivité, de ces frais de garde ou d’assistance, sous certaines conditions.
Afin d’éviter que cela constitue une charge excessive pour les communes de moins de 3500 habitants, le législateur a prévu une compensation par l’Etat.
Le ministère de la cohésion des territoires et des relations avec les collectivités territoriales détaille, dans une note d’information, la procédure de compensation.
Cette compensation par l’Etat a lieu en deux étapes : tout d’abord, la commune doit rembourser l’élu puis elle pourra effectuer une demande de compensation aux services de l’Etat.
Le remboursement de l’élu par la commune
Tous les membres du conseil municipal sont éligibles à ce dispositif. Cette garde doit cependant être directement imputable à la participation aux réunions suivantes :
- Séances plénières du conseil municipal
- Réunions de commissions dont ils sont membres
- Réunions des assemblées délibérantes et des bureaux des organismes
Pour être éligible à cette compensation par l’Etat, le conseil municipal doit adopter une délibération qui précise les modalités de remboursement. L’article D. 2123-22-4-A du CGCT précise le contenu minimal de la délibération :
- Déterminer les pièces justificatives à fournir
- La demande ne doit concerner uniquement les cas définis supra
- La prestation doit avoir été régulièrement déclarée
- L’élu doit faire une déclaration sur l’honneur du caractère subsidiaire du remboursement
Dès lors que le dossier de l’élu est complet et répond aux exigences de la délibération, la commune peut procéder au remboursement. Cette somme ne peut pas dépasser le montant du SMIC horaire.
Le remboursement de la commune par l’Etat
Afin d’obtenir cette compensation, les communes de moins de 3500 habitants doivent adresser une demande à l’Agence des Services et de Paiement (ASP).
L’ASP procède au remboursement de la commune après instruction de sa demande.
La commune doit joindre :
- la délibération du conseil municipal (uniquement dans le cadre des premières demandes ou modification et après chaque renouvellement du conseil municipal)
- un formulaire de demande de remboursement signé
- un état récapitulatif signé du maire et visé par le comptable public détaillant les sommes remboursées par la commune à chaque élu
Lors de la première demande, les communes doivent également adresser un formulaire d’identification signé.
Ces demandes doivent être adressées dans délai maximum d’un an à compter du défraiement de l’élu par la commune.
Par ailleurs, l’ASP peut réaliser des contrôles a posteriori sur un échantillon de dossiers afin de vérifier la conformité des déclarations de la commune ayant perçu un remboursement. Ces contrôles peuvent donner lieu à des ordres de recouvrement.
Pour un complément d’informations au sujet des frais de garde ou d’assistance des élus, un article dans le Mensuel de Décembre 2020 détaille ces mesures.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
