Réforme de l’apostille et de la légalisation : les communes doivent désigner leur(s) référent(s) avant le 15 mars prochain
La légalisation des actes publics français destinés à être produits à l’étranger est la formalité par laquelle est attestée la véracité de la signature, la qualité en laquelle le signataire de l'acte a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte est revêtu.
Concernant l’apostille, elle se présente comme une procédure simplifiée de la légalisation et est nécessaire pour les pays signataires de la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 dite « Convention Apostille ».
En pratique, ces formalités correspondent à l’apposition d’un cachet officiel ajouté sur le document.
Si pour l’instant l’apostille est délivrée par les parquets généraux près de la cour d’appel et la légalisation par un service dédié du ministère de l’Europe et des affaires étrangères, à partir du 1er mai 2025, les apostilles seront délivrées par les notaires et il en sera de même pour les légalisations à partir du 1er septembre 2025.
Pour assurer la mise en œuvre de cette réforme une base de données doit être constituée afin de permettre aux notaires de pouvoir vérifier la conformité de la signature et de la qualité du signataire.
Afin d’alimenter cette base un courrier, en date du 31 janvier 2025, du ministère de la justice, de l’association des maires de France et du conseil supérieur du notariat a été adressé aux maires en vue de la désignation d’un ou plusieurs référents. Ces derniers seront notamment les points de contact des organisations du notariat pour l’alimentation de la base. Ils auront également accès à un portail sécurisé pour y verser les signatures des élus et des agents de la commune signant les actes publics susceptibles d’être produits à l’étranger.
Ces référents peuvent être désignés parmi les élus et les agents. Concernant leur désignation, elle relève des prérogatives du maire. Si aucun formalisme n’est imposé, un arrêté permet néanmoins de sécuriser juridiquement cette désignation. A noter, que le maire peut se désigner lui-même par arrêté.
Dans le cadre de cette démarche, il est demandé aux communes, d’ici le 15 mars 2025, de « transmettre à l’adresse mail : apostille.mairie@notaires.fr, le nom, le numéro INSEE et l’adresse postale de la commune, ainsi que le prénom, nom du ou des référents désignés avec l’adresse mail officielle. Il devra également être précisé si la commune a plus de 3 500 habitants ».
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Les textes de référence :
- décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021
- décret n°2024-1200 du 23 décembre 2024
- arrêté du 23 décembre 2024 portant application de l’article 1er du décret n°2024-1200 du 23 décembre 2024 modifiant le décret n°2021-1205 du 17 septembre 2021
- courrier du ministre de la justice du 31 janvier 2025
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