La délégation de signature au secrétaire de mairie ne s’impose que dans les cas où la signature du maire est normalement requise : pour l’accomplissement d’une formalité réglementaire ou les écrits comportant une décision, c’est-à-dire un acte juridique qui va produire des effets de droit.

Aucun arrêté de délégation n’est donc nécessaire pour signer les actes n’emportant pas décision.

Ainsi, les lettres donnant ou demandant des renseignements, les bordereaux de transmission, peuvent être signés par les agents municipaux, précédés de la mention « par autorisation » et accompagnés de l’indication du nom et de la qualité du signataire.

Le secrétaire de mairie ne peut recevoir une délégation générale car cette dernière est réservée au directeur général des services (DGS) et à son adjoint (DGSA), au directeur général et au directeur des services techniques ainsi qu’aux responsables de services communaux (article L.2122-19 du Code général des collectivités territoriales (CGCT).

Par contre, il peut recevoir des délégations spécifiques prévues à l'article R. 2122-8 du CGCT comme, par exemple, pour  l'apposition du paraphe sur les feuillets des registres de délibération et des arrêtés municipaux.

La délégation de signature revêt la forme d’un arrêté qui doit précisément indiquer les modalités, le bénéficiaire et l’étendue. Cet arrêté doit être publié de façon régulière et suffisante pour être opposable aux administrés. Un affichage à la mairie est nécessaire.

Enfin, le secrétaire de mairie peut recevoir les délégations d’officier de l’état civil notamment pour les mariages, les déclaration de naissance ou de décès (article R.2122-10 du CGCT) ou l'apposition du paraphe sur certains documents comme les feuillets des registres des délibérations et des arrêtés municipaux ou la certification de la conformité et de l'exactitude des pièces justificatives produites à l'appui des mandats de paiement (article R.2122-8 du même code). 

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.