Le procès-verbal et le compte rendu du conseil municipal sont des documents distincts au plan juridique et au plan formel.

Le procès-verbal

La rédaction du procès-verbal résulte de la lecture combinée des articles L.2121-15 et L.2121-26 du code général des collectivités territoriales (CGCT).

Ainsi, selon l’article L.2121-26, toute personne morale ou physique a le droit de demander « communication sur place et de prendre copie totale ou partielle » des procès-verbaux du conseil municipal. Le procès-verbal est ainsi obligatoire.

C’est le secrétaire de séance, désigné lors de chaque séance de l’assemblée, qui a la charge de le rédiger et de le signer.

Le document permet d’établir et de conserver l’ensemble des faits qui ont constitué la séance, et notamment les décisions qui y ont été prises ainsi que les conditions dans lesquelles elles ont été votées.

Si aucune disposition ne fixe les mentions que doit obligatoirement contenir un procès-verbal, il est néanmoins fortement recommandé de structurer et détailler ce document puisqu’il est utilisé pour rédiger les délibérations et qu’il est susceptible de servir d’élément de preuve en cas de contentieux.

De plus, il doit contenir les mentions suivantes :

- le jour et l'heure de la séance ;

- les noms des participants et du président de séance ;

- l'ordre du jour ;

- les propositions faites ;

- les décisions, ainsi que les incidents éventuels.

Aucun texte législatif ou règlementaire n’impose que le procès-verbal soit lu au début de la séance suivante, et fasse l’objet d’un vote en vue de son adoption par le conseil municipal.

Il n’est donc pas obligatoire de faire approuver le procès-verbal lors de la séance suivante du conseil municipal.

Le fait de procéder à un tel vote n’entache pas d’illégalité le procès-verbal.

Le législateur a souhaité que le contrôle de la rédaction du procès-verbal se fasse de façon indirecte. L’article L.2121-23 du CGCT impose que les délibérations soient signées par tous les membres présents à la séance. Cette signature est apposée sur le feuillet « de clôture » du registre des délibérations. Ainsi, il leur est possible de vérifier la rédaction proposée et d’exprimer notamment leur désaccord en ne signant pas le feuillet.

Il ne constitue pas, en revanche, une mesure de publicité des délibérations.

Le compte rendu

Le compte-rendu, quant à lui, retrace les décisions prises par le conseil municipal sur les affaires inscrites à l’ordre du jour, sans détailler les débats (Rép. Min. n° 01623, JO Sénat du 31 octobre 2013).

Sa rédaction doit permettre aux administrés de saisir le sens et la portée réelle des délibérations prises afin de juger si une délibération est susceptible ou non de faire grief (TA Clermont-Ferrand, 29 octobre 1987, Lopez Mendez).

Par ailleurs, les noms des conseillers ayant pris part aux délibérations doivent également être mentionnés afin de vérifier le respect des dispositions de l’article L.2131-11 du CGCT visant à interdire la participation aux délibérations des conseillers personnellement intéressés à l’affaire qui en fait l’objet (Rép. Min. n° 13912, JO Sénat du 26 août 2010).

Le compte-rendu est un document obligatoire qui doit être affiché dans la semaine qui suit la séance du conseil municipal à la porte de la mairie et mis en ligne sur le site internet s’il existe (articles L.2121-25 et R.2121-11 du CGCT).

C’est au maire qu’il appartient de préparer les extraits et de les afficher (CE, 2 décembre 1977, n° 00843).

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.