L’Ordonnance n° 2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à l'épidémie de covid-19 prévoit, dans son article 7, que pendant l’état d’urgence sanitaire, les modalités de transmission des actes des communes et EPCI au Préfet (contrôle de légalité) sont assouplies pour assurer la continuité de leur transmission.

L’Ordonnance crée une nouvelle possibilité de transmission en plus des voies habituelles (dépôt papier, envoi par voie postale ou télétransmission par ACTES) prévues par le Code général des collectivités territoriales (CGCT) : la transmission électronique des actes par messagerie.

Afin d'être considérée comme régulière, cette modalité de transmission par voie électronique devra cependant répondre à plusieurs exigences :

- la transmission doit être assurée à partir d’une adresse électronique dédiée (boîte fonctionnelle créée ou identifiée par la collectivité) vers une autre adresse électronique dédiée (boîte fonctionnelle de la préfecture) permettant d'accuser réception de la transmission par cette même voie ;

- l'envoi électronique ne peut contenir qu'un seul acte. Il précise l'objet de l'acte, le nom de la collectivité émettrice, les nom, prénom, adresse électronique et numéro de téléphone de la personne en charge du suivi ;

- l'accusé de réception électronique comporte la date de réception de l'envoi électronique et la désignation de la préfecture ou sous-préfecture réceptrice.

Toutefois, il convient de rappeler que cette transmission électronique par messagerie constitue certes une voie supplémentaire qui n’empêche pas le recours aux voies habituelles. Ainsi, pour les collectivités raccordées à ACTES, la télétransmission par ce dispositif doit être privilégiée autant que possible.

Il serait souhaitable de sécuriser cet envoi dérogatoire d’actes par messagerie. Il existe des solutions simples qui peuvent être rapidement mises en œuvre. La plus opérationnelle est la solution « 7-zip ». Le format « .zip » est uniquement un compresseur de fichier. Il a pour objet de diminuer le poids des pièces et les crypter. Cette solution ne rend pas pour autant le fichier intégral non modifiable (comme peut l’opérer un utilitaire gratuit comme « PDFCreator » par exemple, même ce type d’utilitaire peut poser des problèmes avec les antivirus installés sur les ordinateurs ou systèmes informatiques).

Vous trouverez, ci-dessous, un tutoriel établi par le service informatique pour compacter et chiffrer à l’aide de « 7-zip », sans omettre les limites de cette solution.

"Tutoriel - compacter et chiffrer à l'aide de 7 - zip".

Cependant, la limite au chiffrement réside dans la capacité du destinataire du message à lire ou manipuler les fichiers envoyés. En l’espèce, les services de la préfecture ou de la sous-préfecture seront à même de demander de crypter ou non les fichiers et par quel moyen. En effet, si la collectivité en qualité d'expéditeur crypte et que les services préfectoraux comme destinataire ne peuvent pas ou ne souhaitent pas déchiffrer les actes transmis par messagerie, le cryptage n'aura eu pour conséquence que de compliquer l'échange.

Pour rappel, en application des articles L2131-1 et L2131-2 du CGCT, les actes pris par les communes sont exécutoires de plein droit dès qu'il a été notamment procédé à leur transmission au Préfet et entrant dans les catégories suivantes :

1° Les délibérations du conseil municipal ou les décisions prises par délégation du conseil municipal en application de l'article L. 2122-22 du CGCT à l'exception :

a) Des délibérations relatives aux tarifs des droits de voirie et de stationnement, au classement, au déclassement, à l'établissement des plans d'alignement et de nivellement, à l'ouverture, au redressement et à l'élargissement des voies communales ;

b) Des délibérations relatives aux taux de promotion pour l'avancement de grade des fonctionnaires, à l'affiliation ou à la désaffiliation aux centres de gestion ainsi qu'aux conventions portant sur les missions supplémentaires à caractère facultatif confiées aux centres de gestion.

2° Les décisions réglementaires et individuelles prises par le maire dans l'exercice de son pouvoir de police. En sont toutefois exclues :

celles relatives à la circulation et au stationnement, à l'exception des sanctions prises en application de l'article L. 2212-2-1 du CGCT ;

celles relatives à l'exploitation, par les associations, de débits de boissons pour la durée des manifestations publiques qu'elles organisent ;

3° Les actes à caractère réglementaire pris par les autorités communales dans tous les autres domaines qui relèvent de leur compétence en application de la loi ;

4° Les conventions relatives aux emprunts, les marchés et les accords-cadres d'un montant au moins égal à un seuil défini par décret, les marchés de partenariat ainsi que les contrats de concession, dont les délégations de service public, et les concessions d'aménagement ;

5° Les décisions individuelles relatives à la nomination, au recrutement, y compris le contrat d'engagement, et au licenciement des agents non titulaires, à l'exception de celles prises pour faire face à un besoin lié à un accroissement temporaire ou saisonnier d'activité, en application des 1° et 2° de l'article 3 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale ;

6° Le permis de construire et les autres autorisations d'utilisation du sol et le certificat d'urbanisme délivrés par le maire ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale, lorsqu'il a reçu compétence dans les conditions prévues aux articles
L. 422-1 et L. 422-3 du code de l'urbanisme ;

7° Les ordres de réquisition du comptable pris par le maire ;

8° Les décisions relevant de l'exercice de prérogatives de puissance publique, prises par les sociétés d'économie mixte locales pour le compte d'une commune ou d'un établissement public de coopération intercommunale.

Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.