Le réglement intérieur de la mission de conseil
Un règlement relatif aux prestations de conseil juridique, financier et documentaire a été adopté le 27 avril 1998 par le conseil d'administration de l'Agence Technique. Ce règlement précise le rôle de l'établissement et ses limites, la nature de ses prestations, les modalités de son fonctionnement ainsi que les règles déontologiques qui régissent son action.
Les principaux éléments de cette charte déontologique sont les suivants :
Personnes habilitées à saisir l'ATD
Seuls les maires des communes et les présidents des EPCI adhérents peuvent demander aide, conseil et assistance à l'ATD.
Nature des prestations offertes
La nature des services offerts par l'ATD est de l'ordre du conseil. Cette prestation consiste à éclairer de façon objective les collectivités adhérentes sur la règle de droit applicable.
Dans cet esprit, l'établissement ne peut :
- se substituer aux élus dans la prise de décision et, a fortiori intervenir en séance du conseil municipal
- assumer le rôle et les tâches des fonctionnaires des collectivités adhérentes même en cas de carence de leurs services administratifs
- faire office de notaire, avocat, architecte...ou autres professions libérales
Les prestations de l'ATD ne peuvent valoir "contrôle de légalité" tel qu'il est opéré par les services préfectoraux.
Procédure à suivre
Il suffit d'envoyer un courrier signé par le maire (ou le président) et portant cachet de la collectivité. Un bordereau papier a été établi qui permet de faciliter l'expression des demandes.
Il sera nécessairement adressé à monsieur le Président de l'Agence Technique départementale et pourra éventuellement porter mention du service ou, plus précisément, de l'agent interrogé.
Les agents de l'ATD reçoivent dans leurs locaux sur rendez-vous les usagers dans le cadre des horaires de travail, soit de 8h30 à 17h00.
Les agents de l'ATD peuvent se déplacer pour participer aux réunions organisées par les collectivités adhérentes suivant une demande expresse (courrier) éventuellement soumise à acceptation de Monsieur le Président de l'ATD, notamment lorsque celles-ci sont organisées en dehors des horaires de travail, dispositions devant demeurer exceptionnelles.
Les agents de l'ATD peuvent répondre par téléphone aux demandes d'explication complémentaire sur un dossier traité ou en cours de traitement.
L'ATD décline toute responsabilité dans le cadre d'échanges informels hors de la procédure écrite ci- avant mentionnée.
Confidentialité des échanges
Les agents de l'ATD sont habilités à demander tout renseignement et pièces complémentaires pour l'étude des dossiers soumis à leur attention. Ils s'engagent à assurer une parfaite confidentialité des informations ainsi transmises.
Les maires et présidents d' EPCI adhérents sont les seuls destinataires des courriers qui leur sont adressés par l'ATD. Ils s'engagent à ne pas les dupliquer sauf accord express de l'établissement. Tout ou partie de leur contenu peut cependant être repris dans un courrier distinct rédigé par la collectivité adhérente et sous sa responsabilité.
L'ATD s'engage à ne pas divulguer à des tiers les études qu'elle réalise. Les maires ou présidents d' EPCI, propriétaires de ces documents, sont seuls compétents pour l'exercice du droit à la communication.
Dispositions particulières relatives aux demandes touchant aux intérêts de plusieurs communes adhérentes
Lorsqu'une collectivité adhérente saisit l'ATD d'une question mettant en jeu les intérêts d'une autre collectivité adhérente (intercommunalité, problème contentieux...), l'établissement ne peut y donner suite que dans les conditions suivantes :
- soit les collectivités font une demande conjointe pour connaître la règle de droit ; chacune sera destinataire des courriers de réponses,
- soit le demandeur est habilité à agir au nom de l'ensemble des collectivités concernées (analyses financières intercommunales notamment).
Domaines n'entrant pas dans le champ de compétence de l'ATD
L'ATD ne peut intervenir sur des questions touchant :
- à la gestion des personnels de la fonction publique territoriale
- aux contentieux électoral concernant les candidats (fussent- ils déjà élus)
- au domaine des compétences directes du Conseil départemental
- aux différends politiques entre élus
- à des problématiques étrangères à l'intérêt communal
En aucun cas, l'intervention de l'ATD ne peut être demandée pour des analyses critiques de courriers, de prises de position, ou d'études émanant de tiers ( services d' Etat, autres collectivités territoriales, etc...) sollicités antérieurement à la saisine de l'établissement.
Délais de réponse
Il est recommandé de saisir l'ATD suffisamment tôt, afin que la question soumise à son étude soit traitée avec toute l'attention nécessaire.
Pour certaines prestations, notamment en matière d'analyse financière, les demandes pourront faire l'objet d'une inscription sur liste d'attente et réalisées dans la limite d'une seule saisine (analyses rétrospective et prospective) par an et par adhérent.
Il sera cependant adressé un accusé de réception des demandes précisant le nom de la personne en charge du dossier qui, dès lors, pourra être contactée directement.
Photocopies
Les photocopies ne peuvent être demandées qu'en nombre raisonnable.
