Les nouvelles obligations de dématérialisation des marches publics au 1er octobre 2018
Article
- Les nouvelles obligations de dématérialisation des procédures de passation
- La dématérialisation de la procédure
- Les obligations de dématérialisation postérieures à la passation du marché
- Tableau récapitulatif des nouvelles obligations de dématérialisation
La réforme du droit de la commande publique a retenu la date du 1er octobre 2018 à la fois pour une complète dématérialisation des procédures de passation des marchés publics ainsi que pour la mise en place d’une démarche d’open data.
La présente fiche présente successivement les nouvelles obligations de dématérialisation des marchés tant au stade de la passation que postérieurement à celle-ci, relatives notamment à l’open data, à la facturation électronique et à la télétransmission des actes au contrôle de légalité.
Les nouvelles obligations de dématérialisation des procédures de passation
Le champ d’application des nouvelles obligations de dématérialisation
Au 1er octobre prochain, tous les acheteurs devront être équipés d’un profil d’acheteur pour la passation des marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000 € HT.
Outre les marchés dont le montant prévisionnel est inférieur à 25 000 € HT, l’article 41 du décret du 25 mars 2016 prévoit une dérogation pour les services sociaux et certains marchés négociés sans publicité ni mise en concurrence.
Pour autant, pour l’ensemble de ces marchés, l’acheteur public pourra toujours, s’il le souhaite, imposer la dématérialisation.
Il sera toujours également possible, pour ces marchés non obligatoirement dématérialisés, de permettre l’envoi des documents signés et scannés par la messagerie sous réserve d’en assurer l’intégrité (utilisation du mail sécurisé ou a minima d’un accusé de réception électronique).
La dématérialisation au stade du lancement de la procédure
A compter du 1er octobre 2018, les acheteurs publics seront obligés de publier leurs avis de marché sur un profil d’acheteur. Pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT, cette publication électronique ne dispensera pas de la publication d’un avis au BOAMP ou dans un journal d’annonces légales. De même, pour les procédures formalisées, elle s’ajoutera à la publication de l’avis au BOAMP et au JOUE.
Pour rappel, le profil d’acheteur désigne un site internet, dit « plateforme » de dématérialisation. Ce site doit être conforme aux prescriptions techniques définies par l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs, qui impose certaines fonctionnalités et le respect des exigences fixées dans les référentiels généraux de sécurité, d'interopérabilité et d'accessibilité. Une collectivité ou un groupement de collectivités peut créer sa propre plateforme, si elle est conforme à ces exigences. Néanmoins, cela ne semble réalisable que pour les collectivités d’une taille conséquente.
Une liste des plateformes de dématérialisation agréées est consultable sur le site internet du BOAMP, en suivant le lien :
Il est à noter qu’en application de l’article 39 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics, tous les documents de la consultation doivent dorénavant être mis à disposition des candidats, dès la publication de l’avis de publicité et ce, quelle que soit la procédure choisie. Ainsi, même dans le cas d’une procédure restreinte, séparant les phases de sélection des candidatures et des offres, tous les documents de la consultation devront être mis en ligne dès le lancement de la procédure. Il s’agit du règlement de la consultation bien sûr, ainsi que du projet de contrat (acte d’engagement et cahiers des charges) et de tous les documents que la collectivité remet aux candidats pour une information complète sur le marché à passer (ex. : le programme de l’opération pour la passation d’un marché de maîtrise d’œuvre).
La dématérialisation de la procédure
Depuis le 1er avril 2018, les acheteurs ont l’obligation, par le biais de leur profil d’acheteur, d’accepter le document unique de marché européen (DUME) lorsque celui-ci est transmis par un opérateur économique candidatant à un marché public (Arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs).
Le DUME est une déclaration sur l’honneur harmonisée à l’échelle européenne. A terme, il a vocation à remplacer les formulaires DC1, DC2 ou le projet « Marché Public Simplifié » (MPS), maintenu jusqu’en avril 2019. Il est donc appelé à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen, ce qui représente une simplification importante pour les opérateurs économiques.
A compter du 1er octobre 2018 et toujours pour les marchés supérieurs à 25 000 € HT, la dématérialisation va prendre une toute autre ampleur, avec l’entrée en vigueur de deux nouvelles obligations.
En premier lieu, les candidats devront obligatoirement télétransmettre leur dossier de candidature et d’offre, par le biais du profil d’acheteur. La remise par voie papier ne sera donc plus autorisée.
L’opération d’ouverture des plis sera elle même réalisée directement sur la plateforme de dématérialisation, en principe sans impression de documents.
Certaines dérogations sont toutefois aménagées.
Ainsi, lorsque les documents sont trop volumineux ou ne peuvent être dématérialisés, par exemple les maquettes dans le cadre d’un concours de maîtrise d’œuvre, ils pourront continuer à être transmis par la voie postale ou contre récépissé, sous réserve que cela soit permis dans le règlement de la consultation.
Le règlement de la consultation peut également autoriser la transmission d’une copie de sauvegarde des dossiers de candidature et d’offre (arrêté du 14 décembre 2009). Il s’agit d’une copie de la réponse électronique destinée à se substituer, en cas d’anomalies (virus ou dysfonctionnement ponctuel de la plateforme) aux dossiers transmis par voie électronique. Cette copie de sauvegarde est généralement transmise sur support physique électronique (CD-Rom, DVD-ROM, clé USB), selon ce qui est prévu dans le règlement de la consultation.
En second lieu, tous les échanges seront dématérialisés : les questions/réponses des acheteurs et des entreprises, les demandes d’informations, de compléments, ceux relatifs à la négociation, la notification du marché et des lettres de rejet, etc.
Le caractère facultatif de la signature électronique
Dans les marchés publics, seule l’offre, c'est-à-dire l’acte d’engagement, doit être signée. Ce document n’a d’ailleurs plus obligatoirement à être signé au moment du dépôt de l’offre (il peut n’être signé qu’au moment de la conclusion du marché par les deux parties), mais cela est recommandé pour formaliser l’engagement du candidat, et ce par les deux parties. Les documents relatifs à la candidature : DC1, DC2, DUME, etc n’ont par contre jamais à être signés.
La signature électronique a la même valeur qu’une signature manuscrite (art. 1316-4 du code civil), sous réserve du respect des règles fixées par l’arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans les marchés publics, qui définit notamment les formats conformes au référentiel général d'interopérabilité (XAdES, CAdES et PAdES). Cette signature électronique est complétée par un certificat électronique, matérialisé sous la forme d’une clé USB, et permettant de s’identifier sur Internet à partir d’un code d'identification.
Même après le 1er octobre 2018, la signature électronique de l’offre ne sera pas obligatoire. Par contre et dès maintenant, l’acheteur public peut l’imposer.
Si l’acheteur public décide de ne pas imposer la signature électronique, il peut autoriser la transmission d’un document signé de manière manuscrite, scanné puis transmis électroniquement. En revanche, ce document scanné n’a pas la valeur d’un original mais d’une simple copie (voir à ce sujet le point A. 55 du « Guide très pratique de la dématérialisation des marchés publics pour les acheteurs » du Ministère de l’économie, consultable sur le lien :
Il est donc fortement suggéré d’imposer la signature électronique afin d’assurer l’intégrité du document et de ne pas rompre la chaine de dématérialisation.
Pour les acheteurs qui n’en disposent pas encore, les différents profils d’acheteurs agréés proposent généralement aux acheteurs publics la fourniture d’une signature et d’un certificat électroniques. Mais il est également possible de les acquérir auprès d’une des sociétés habilitées à les délivrer, dont la liste est consultable en suivant le lien :
http://lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique.
Les obligations de dématérialisation postérieures à la passation du marché
La publication des données essentielles sur le profil d’acheteur (open data) et l’archivage électronique
L’article 107 du décret précité du 25 mars 2016, précisé par un arrêté du 14 avril 2017, oblige les acheteurs publics, à compter là encore du 1er octobre 2018, et de nouveau pour les marchés supérieurs à 25 000 € HT, à publier les données essentielles de leurs marchés publics (à l'exception des informations dont la divulgation serait contraire à l'ordre public). Ces données sont les suivantes :
Au plus tard deux mois à compter de la notification du marché, son numéro d'identification unique et les données suivantes, relatives à son attribution :
- l’identification de l'acheteur ;
- la nature et l'objet du marché public ;
- la procédure de passation utilisée ;
- le lieu principal d'exécution des services ou travaux faisant l'objet du marché;
- la durée du marché;
- son montant et ses principales conditions financières;
- l’identité du titulaire ;
- la date de signature;
Les données relatives à chaque modification apportée au marché :
- l’objet de la modification ;
- les incidences de la modification sur la durée ou le montant du marché ;
- la date de signature par l'acheteur de la modification du marché.
Ces données essentielles, qualifiées communément d’open data, sont accessibles gratuitement sur le profil d'acheteur selon une méthode et une licence ouverte garantissant son libre accès et sa réutilisation par tous, pendant une durée minimale de cinq ans après la fin de l'exécution du marché.
En matière d’archivage, les articles L. 211-1 et suivants du code du patrimoine, précisés par l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, prévoient que les documents relatifs aux marchés publics doivent être conservés électroniquement pendant 10 ans (5 ans pour certains documents moins importants, comme ceux relatifs à la publicité et aux offres des candidats non retenus), soit leur durée d’utilité administrative (DUA).
A l’issue ce cette DUA, ces documents doivent être transmis électroniquement aux archives départementales, par le biais du Standard d'Echanges de Données pour l'Archivage (SEDA).
Autres obligations de dématérialisation postérieures à la passation du marché
D’autres obligations de dématérialisation concernent notamment la facturation électronique et la transmission des documents du marché au représentant de l’Etat pour l’exercice du contrôle de légalité.
Sur le premier point, depuis le 1er janvier 2017, toute entreprise peut transmettre ses factures à l'administration par internet, sur le portail https://www.chorus-factures.com/ (ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014 précisée par le décret n° 2016-1478 du 2 novembre 2016), par le biais de l’application comptable HELIOS (PES V2) .
Du côté des entreprises, depuis le 1er janvier 2018, toutes celles de plus de 250 personnes ont l’obligation de transmettre leurs factures aux administrations par le biais de ce portail. Cette obligation sera étendue aux petites et moyennes entreprises (moins de 250 personnes) au 1er janvier 2019 puis aux micro-entreprises (moins de 10 personnes), à compter du 1er janvier 2020.
Sur le second point, le programme « @CTES » de la DGCL du Ministère de l’Intérieur (articles R. 2131-1 à R. 2131-4 du code générale des collectivités territoriales) permet aux acheteurs publics de :
- transmettre instantanément par voie électronique à la préfecture les actes soumis au contrôle de légalité (arrêtés et délibérations avec leurs annexes, contrats, budgets etc) ;
- recevoir en temps réel, l’accusé de réception qui rend l’acte exécutoire, sous réserve des formalités de publication et de notification.
Le système est basé sur le volontariat (signature d’une convention avec la Préfecture), mais à terme, son caractère obligatoire est envisagé.
Il est enfin à noter que la dématérialisation obligatoire des modifications du marché public, c'est-à-dire les avenants, et des ordres de services n’est pour l’instant pas envisagée, mais elle est cependant possible, si les documents du marchés le prévoient.
Par ailleurs, en cas de litige lors de la passation ou de l’exécution du marché, la saisine du tribunal administratif est obligatoirement dématérialisée, pour les acheteurs publics autres qu’une commune de moins de 3500 habitants, par le biais de l’application informatique www.telerecours.fr (article R. 414-1 et suivants du code de justice administrative).
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Pour aller plus loin :
Tableau récapitulatif des nouvelles obligations de dématérialisation
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Étapes du marché |
Nouvelles obligations ou possibilités de dématérialisation |
Dispositions législatives et/ou réglementaires applicables |
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Lancement de la procédure |
A compter du 1er octobre 2018 et pour les marchés > 25 000 € HT, obligation de publier les avis de marché sur un profil d’acheteur (plateforme de dématérialisation). Une plateforme de dématérialisation agréée peut être choisie en suivant le lien http://www.boamp.fr/Espace-acheteurs/Utiliser-les-services-du-BOAMP/Des-formulaires-pour-tous-les-types-de-marches-et-procedures#concentrateurs
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Art. 39 du D. n° 2016-360, arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs. |
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Déroulement de la procédure |
A compter du 1er octobre 2018 et pour les marchés > 25 000 € HT, télétransmission obligatoire des candidatures et des offres, par le biais du profil d’acheteur (sauf certaines dérogations). Depuis le 1er avril 2018, obligation d’accepter la transmission électronique du DUME (formulaire européen de déclaration sur l’honneur). Tous les échanges seront dématérialisés : négociation, notification, lettre de rejet etc. Signature électronique facultative. La dématérialisation peut être imposée pour les marchés < 25 000 € HT.
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Art. 41 du D. n° 2016-360, arrêté du 14 avril 2017 relatif aux fonctionnalités et exigences minimales des profils d'acheteurs, arrêté du 12 avril 2018 relatif à la signature électronique dans les marchés publics, arrêté du 14 décembre 2009 relatif à la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics. |
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Après l’attribution du marché |
Depuis le 1er janvier 2017, toute entreprise peut télétransmettre ses factures à l'administration sur le portail https://www.chorus-factures.com/. Obligatoire pour les entreprise de + de 250 personnes et progressivement pour toutes les autres, d’ici le 1er janvier 2020.
A compter du 1er octobre 2018 et pour les marchés > 25 000 € HT, obligation de publier sur le profil d’acheteur les données essentielles des marchés (open data) : identité de l’attributaire, montant du marché etc.
Depuis septembre 2009, archivage électronique obligatoire des documents relatifs aux marchés publics pendant 10 ans (5 ans pour certains documents moins importants), avant leur transmission électronique aux archives départementales.
Depuis novembre 2005, faculté de télétransmettre à la préfecture les actes soumis au contrôle de légalité.
En cas de litige, la saisine du tribunal administratif est obligatoirement dématérialisée, pour les acheteurs publics autres qu’une commune < 3500 habitants, par le biais de www.telerecours.fr.
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Ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014, D. n° 2016-1478 du 2 novembre 2016).
Art. 107 du D. n° 2016-360, arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique.
Art. L. 211-1 et suivants du code du patrimoine, précisés par l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009.
Art. R. 2131-1 à R. 2131-4 du CGCT précisés par l’arrêté du 26 octobre 2005.
Art. R. 414-1 et s. du code de justice administrative.
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NB : Aucune obligation de dématérialisation n’est prévue lors de l’exécution du marché (avenants, ordres de service etc) sauf mention contraire dans les documents contractuels.
Nous vous rappelons que HGI-ATD ne répond qu'aux sollicitations de ses adhérents. Toute demande de documentation, conseil ou assistance ne respectant pas cette condition ne pourra aboutir.
